Disponible sur toutes les versions de Maiia Pro (payantes ou gratuite)
La prise de rendez-vous assistée vous permet de :
• Trouver rapidement un créneau disponible, même dans un agenda très rempli
• Respecter automatiquement les règles de paramétrage du praticien : motifs autorisés, quotas de nouveaux patients, gestion des ressources, absences…
Comment accéder à la prise de rendez-vous assistée ?
Trois possibilités pour accéder à la prise de rendez-vous assistée :
1. En cliquant sur le bouton ➕ en bas à droite de l’écran.
2. En sélectionnant un patient, un praticien ou un centre via la barre de recherche dans le bandeau en haut de l’écran.
3. En cliquant sur un créneau de l'agenda, puis sur "Plus d'options" dans la fenêtre de prise de rendez-vous.
Interface de prise de rendez-vous assistée
- Partie gauche : formulaire de prise de rendez-vous.
- Partie droite : informations praticien, consignes patient, consignes secrétariat, fiche patient.
Poser un rendez-vous (unitaire)
1. Renseignez les champs obligatoires : Centre, Spécialité, Praticien, Motif de consultation, Patient.
2. Sélectionnez un créneau disponible.
Les créneaux sont calculés selon les règles de paramétrage du praticien.
Les créneaux assurés par un remplaçant sont signalés par une bulle noire.
3. (Facultatif) Ajoutez un commentaire rendez-vous.
3. Cliquez sur Valider.
Poser un rendez-vous récurrent
1. Renseignez les champs obligatoires : Centre, Spécialité, Praticien, Motif de consultation, Patient.
2. Sélectionnez un premier créneau.
Les créneaux sont calculés selon les règles de paramétrage du praticien.
Les créneaux assurés par un remplaçant sont signalés par une bulle noire.
3. Cliquez sur "Répéter le rendez-vous".
4. Définissez la récurrence :
- Jours de la semaine
- Heure
- Fréquence (ex : toutes les 2 semaines)
- Fin (à une date précise ou après x rendez-vous)
Les créneaux non disponibles s’affichent dans une alerte et ne seront pas sélectionnés.
5. Cliquez sur Valider pour confirmer la sélection des créneaux disponibles.
6. Vous avez la possibilité de sélectionner des créneaux pour remplacer les créneaux non disponibles à l’étape précédente.
7. Cliquez sur Valider.
Poser plusieurs rendez-vous (multi rendez-vous)
1. Renseignez les champs obligatoires : Centre, Spécialité, Praticien, Motif de consultation, Patient.
2. Activez le bouton Multi rendez-vous.
3. Sélectionnez plusieurs créneaux.
Les créneaux sont calculés selon les règles de paramétrage du praticien.
Les créneaux assurés par un remplaçant sont signalés par une bulle noire.
4. Vous avez la possibilité de changer de praticien et/ou de motif au cours de la sélection.
5. Chaque créneau sélectionné s’ajoute à une carte qui récapitule le nombre de rendez-vous posé pour un praticien et un motif.
6. Cliquez sur Valider.
Poser un ou plusieurs rendez-vous sans préférence de centre
🔔 Utile
• Dans le cas d’un cabinet avec plusieurs localisations, lorsqu’un patient souhaite le premier créneau disponible, peu importe la localisation.
• Disponible uniquement si une hiérarchie de centre est configurée (1 centre père + au moins 2 centres fils).
1. Dans le champ Centre, sélectionnez Pas de préférence.
2. Renseignez les autres champs obligatoires.
3. Sélectionnez un ou plusieurs créneaux : le centre associé s’affiche.
4. Cliquez sur Valider.
Poser un ou plusieurs rendez-vous sans préférence de praticien
🔔 Utile
• Lorsqu’un patient accepte le premier praticien disponible pour une spécialité donnée.
1. Choisissez la spécialité puis sélectionnez Pas de préférence dans le champ Praticien.
2. Renseignez les autres champs obligatoires.
3. Sélectionnez un ou plusieurs créneaux : le nom du praticien s’affiche.
4. Cliquez sur Valider.
Filtrer les créneaux disponibles
🔔 Utile
• Permet de s’adapter aux contraintes horaires du patient (ex : disponible uniquement en semaine après 18h).
1. Cliquez sur l’icône de filtre (en haut à droite du calendrier).
2. Sélectionnez les jours à afficher et/ou définissez un horaire (ex : à partir de 18h).
Créer un nouveau patient pendant la pose de rendez-vous
1. Dans le champ Patient, cliquez sur Créer un nouveau patient.
2. Renseignez les champs obligatoires dans la fiche affichée à droite.
3. Cliquez sur Enregistrer et poursuivez la pose du rendez-vous.
Modifier un patient pendant la pose de rendez-vous
1. Dans le champ Patient, sélectionnez un patient existant.
2. Sa fiche apparait à droite. Modifiez les informations souhaitées.
3. Cliquez sur Enregistrer.
Consulter l’historique des rendez-vous pendant la pose de rendez-vous
1. Dans le champ Patient, sélectionnez un patient.
2. En cliquant sur un créneau, l’onglet "Rendez-vous" s’ouvre automatiquement.
Il affiche l’historique des rendez-vous du patient ainsi que le créneau sélectionné.
Cet onglet reste accessible à tout moment.
Minimiser la fenêtre de prise de rendez-vous assistée
1. Cliquez sur le bouton "Voir l’agenda" en haut à droite de l’écran.
2. La fenêtre se réduit : vous pouvez alors consulter l’agenda du praticien.
3. Dans cette vue minifiée, vous pouvez :
- Consulter les notes
- Modifier la durée du rendez-vous (pose de rendez-vous unitaire uniquement)
- Valider le ou les rendez-vous