La fonctionnalité de gestion des tâches vous permet d’identifier rapidement les actions à réaliser et celles qui sont terminées. Les tâches d’un centre sont réunies sur une page dédiée.
Sommaire :
- Créer une tâche
- Formulaire de création d'une tâche
- Modifier une tâche
- Marquer une tâche comme terminée
- Partager une tâche depuis une conversation
- Supprimer une tâche
- Assigner une tâche à un collaborateur
Créer de tâche
Il est possible de créer une tâche à plusieurs endroits dans votre messagerie Connect :
- Depuis la page “Tâches” en cliquant sur le bouton "Nouvelle tâche"
- Depuis la zone de saisie d'une conversation en cliquant sur le bouton Tâche (en forme de case à cocher)
- Depuis un message dans une conversation cliquer sur le bouton "Créer une tâche" qui apparait au survol de la ligne
Formulaire de création d'une tâche
En cliquant sur l’un des boutons mentionné ci-dessus, un formulaire de création de tâche s’ouvre.
Vous pouvez alors saisir une description de la tâche. Il est également possible d’y ajouter des documents, un message audio ou encore des fiches patients issues de votre centre.
Vous pouvez également assigner la tâche à un collaborateur ou la marquer comme prioritaire.
Astuce : si la tâche est créée depuis une conversation, sa description sera automatiquement préremplie avec le contenu du message ou de la zone de saisie.
Modifier une tâche
Pour modifier une tâche, cliquez sur l’icône “Modifier une tâche” depuis son message de partage dans une conversation, ou sur l’action “Modifier une tâche” accessible via le menu (trois petits points) de la page “Tâches”.
Modifier une tâche depuis une conversation :
Modifier une tâche depuis la liste des tâches :
Le même formulaire que lors de la création s’ouvre après avoir cliqué, avec une option supplémentaire : marquer la tâche comme terminée. Vous pouvez modifier la description, l’assignation ou la priorité, puis enregistrer vos modifications.
Marquer une tâche comme terminée
Pour marquer une tâche comme terminée sans passer par l’édition, cliquez simplement sur le rond associé à la tâche, que ce soit depuis la liste des “Tâches” ou dans une conversation.
- Cliquer sur le rond pour marquer une tâche comme terminée, depuis la liste des tâches
- Cliquer sur le rond pour marquer une tâche comme terminée, depuis une conversation
En un clic, la tâche est marquée comme terminée. Elle est alors déplacée dans l’onglet “Terminées” de la page “Tâches”, et son statut est mis à jour dans toutes les conversations où elle a été partagée.
Astuce : Si une tâche a été marquée comme terminée par erreur, cliquer de nouveau sur le rond pour la remettre en cours.
Partager une tâche dans une conversation
Une tâche peut être partagée dans une ou plusieurs conversations.
Pour cela, cliquez sur l’action “Partager” depuis la page liste des “Tâches” ou depuis l’aperçu de la tâche dans une conversation où elle a déjà été partagée.
Les tâches créées directement dans une conversation y sont partagées automatiquement.
Partage une tâche depuis la liste des tâches
Partager une tâche depuis une conversation
Sélectionnez ensuite une ou plusieurs contacts ou groupe auxquels vous souhaitez partager la tâche, puis confirmez en cliquant sur “Partager”.
Un message d’aperçu de la tâche est alors visible dans les conversations sélectionnées. Ce message est automatiquement mis à jour à chaque modification ou changement de statut de la tâche, que cela provienne de la page “Tâches” ou d’une autre conversation.
Astuce : Si une tâche a été partagée par erreur dans une conversation, vous pouvez simplement supprimer le message de partage sans supprimer la tâche elle-même.
Supprimer une tâche
Pour supprimer une tâche, cliquez sur l’action “Supprimer la tâche” depuis un message de partage ou directement dans la page “Tâches”.
Supprimer un tâche depuis la liste des tâches
Supprimer un tâche depuis une conversation
Une fois supprimée, la tâche disparaît de la page “Tâches”. Dans les conversations où elle avait été partagée, son nouvel aperçu précise qu’elle est supprimée.
Astuce : Pour alléger vos conversations, vous pouvez également supprimer le message de partage contenant l’aperçu de la tâche.
Assigner une tâche à un collaborateur
Pour assigner une tâche, sélectionnez un utilisateur de votre centre dans le formulaire de création ou de modification de la tâche, puis enregistrez.
Une tâche ne peut être assignée qu’à un seul utilisateur.
Une fois assigné, le collaborateur apparaît dans les informations visibles dans la page “Tâches” et dans les aperçus partagés de la tâche dans les conversations.
Astuce : Pour faciliter le suivi, vous pouvez partager la tâche dans une conversation.
Définir une tâche comme prioritaire
Pour marquer une tâche comme prioritaire, activez l’option “Marquer comme prioritaire” dans le formulaire de création ou de modification de la tâche, puis enregistrez.
Une fois définie comme prioritaire, un drapeau rouge s’affiche dans les informations de la page liste des “Tâches” ainsi que dans ses aperçus présents dans les conversations.
Astuce : Utilisez le tri sur la colonne “Priorité” dans le tableau des tâches pour retrouver rapidement les plus urgentes.