▶ Gérer les documents entrants

Présentation

• Un document entrant est un document dont le Kinésithérapeute est destinataire
• Ce document doit être rattaché à un patient
• Exemple de document entrant : ordonnance, attestation mutuelle, imagerie, courrier du médecin…

 ▶ Voir la vidéo  

Intégrer document, ordonnance

Ajouter depuis l'app Maiia Pro sur smartphone

1. Sur votre smartphone, lancer l'app Maiia Pro
2. Depuis l'app Maiia pro, en bas à gauche cliquer sur Agenda
3. Cliquer sur le RDV du patient et sur son nom
4. Depuis la fiche patient, cliquer sur Documents.
5. Cliquer en bas à droite sur le Plus + 
6. Cliquer sur Scanner mon document
   ⛔ ne pas prendre de photo : résolution trop élevée.
7. Cliquer en bas à gauche sur Recadrer
8. Recadrer avec les poignées placées aux angles, puis OK.

9. Sélectionner la Catégorie :

   • Ordonnance complémentaire = prescription de séances de kinésithérapie.
   • Imagerie médicale
   • Autre…

   L'app Maiia Pro envoie automatiquement le document sur Gestion Kiné

10. Poursuivre sur Gestion Kiné pour gérer le document à intégrer, voir plus bas.

Ajouter depuis Gestion Kiné sur ordinateur

Import de document : les formats acceptés sont jpeg, jpg, png, tiff, txt et PDF

Traitement : ajout d'ordonnance

1. Rechercher le patient
2. Depuis le Dossier patient, cliquer sur la flèche ➡  à droite du traitement pour l'ouvrir
3. Depuis l'onglet DETAILS du traitement, aller dans la zone Prescripteur,

4. Cliquer sur Scanner ou sur Importer

   • Scanner : placer l'ordonnance dans votre scanneur et lancer la numérisation
   • Importer : rechercher l'ordonnance sur l'ordinateur et la sélectionner.

   La prévisualisation du document s'affiche.

5. Sous l'ordonnance, déplacer le curseur du seuil N& B vers la gauche pour améliorer la netteté.
   

   La catégorie Ordonnance convertit l'ordonnance en doc SCOR
   Un document SCOR est limité à 250 Ko. La norme SCOR est obligatoire pour télétransmettre . 
6. Cliquer sur Intégrer en bas à droite.

  Parcours Patient : ajout de tout document

1. Rechercher le patient,

2. Depuis le Dossier patient, sur la zone de droite, cliquer le Plus  + puis sur :

   • Scanner  placer le document dans votre scanneur et lancer la numérisation
   • Importer sélectionner le document présent sur votre ordinateur

   Le document apparait dans le Porte-documents

3. Cliquer sur le document ajouté
   La prévisualisation du document s'affiche
4. A droite sous PARAMETRES, le patient est déjà sélectionné

   • Sélectionner la Catégorie : Ordonnance, Attestation mutuelle…, le Traitement associé…
     Catégorie Ordonnance : sous la prévisualisation, déplacer le curseur du seuil N&B vers la gauche pour améliorer la netteté.

     La catégorie Ordonnance convertit l'ordonnance en doc SCOR
     Un document SCOR est limité à 250 Ko. La norme SCOR est obligatoire pour télétransmettre . 
   • Renommer le Titre du document si besoin
5. Cliquer sur Intégrer en bas à droite.

Tout document ajouté non intégré est placé dans le Porte-documents de l'indicateur A traiter
Le Porte-documents contient tous les documents en attente d'intégration.

Gérer les documents 

Gérer les documents à intégrer (document en attente)

Les documents à intégrer peuvent être des :

• documents que vous avez ajoutés (scannés ou importés) depuis le parcours patient,
• documents que vous avez ajoutés depuis l'app Maiia Pro,
• documents qui ont été depuis Maiia agenda
• documents que le patient a lui-même ajoutés depuis son compte Maiia patient (sur maiia.com)

1. Depuis la Page d'accueil, cliquer sur l'indicateur A traiter
   Le Porte-documents affiche les documents en attente
2. Cliquer sur le document.
3. A droite sous PARAMETRES, modifier ou compléter les infos:
   • Rechercher le patient,
   • Sélectionner la Catégorie (ordonnance, attestation mutuelle…), le Traitement associé…
   • Renommer le Titre du document si besoin
4. Prévisualiser au centre. Si c'est une ordonnance, vérifier le seuil N& B.
5. Cliquer sur Intégrer en bas à droite.
   Le document intégré est rattaché au patient et apparait dans le Parcours patient

Gérer les documents intégrés (modifier, imprimer…)

1. Rechercher le patient.
2. Depuis le Dossier patient, en haut à droite, filtrer sur Catégorie, Traitement…
   Les filtres appliqués s'affichent. Cliquer dessus pour Effacer les filtres ✖ si besoin .
3. Réaliser l'action de votre choix :
   • Visualiser, Imprimer : cliquer sur le document 
   • Partager, Modifier, Supprimer : cliquer sur les 3 points verticaux ⁝ du document 

Supprimer un document intégré 

Supprimer une ordonnance

Soit depuis le parcours patient

1. Rechercher le patient
2. Depuis le Dossier patient, aller sur la partie de droite : le Parcours Patient,
3. En haut à droite, filtrer sur la Catégorie : Ordonnance, et sur le Traitement de votre choix…
4. Une fois l'ordonnance affichée, cliquer sur les 3 points verticaux ⁝ et supprimer 🗑

Soit depuis le traitement du patient

1. Rechercher le patient
2. Depuis le Dossier patient, cliquer sur la flèche ➡ à droite du nom du traitement.
3. Le traitement s'ouvre sur l'onglet DETAILS
4. Depuis l'onglet DETAILS, descendre sur la zone PRESCRIPTION,
5. A droite du nom de l'ordonnance, cliquer sur la Poubelle 🗑 .

Supprimer un document

Suppression possible pour tous les documents scannés ou importés.

1. Rechercher le patient
2. Depuis le Dossier Patient, aller sur la partie de droite : le Parcours Patient,
3. En haut à droite, filtrer sur Catégorie et/ou autres filtres…
4. Une fois le document affiché, cliquer sur les 3 points verticaux ⁝  et supprimer 🗑

FAQ

Quel type de documents je peux ajouter ?

• Vous pouvez intégrer des documents entrants au format :
  • Texte : txt, doc, docx
  • Image : jpeg, jpg, png
  • PDF
• Les documents entrants sont majoritairement :
  1. des ordonnances / prescriptions pour des séances de rééducation.
     💰 Vous devez ajouter l'ordonnance au traitement et l'envoyer à la caisse par télétransmission ou par courrier pour que les séances de rééducation soient prises en charge.
  2. des attestations mutuelles
     L'attestation mutuelle vous permet de retrouver toutes les informations utiles : n° AMC, dates de validité, convention, coordonnées téléphoniques et postales.
     💡 C'est un document essentiel pour traiter un rejet mutuelle.
  3. des documents divers : courriers, imageries transmis par le patient, par un confrère, ou un prescripteur
     📂 L'ajout de des documents vous permet d'avoir un dossier patient complet.

J'ai ajouté une ordonnance sur le traitement mais elle est illisible

1. supprimer l'ordonnance 
   • soit depuis le traitement :
     1. Depuis l'onglet DETAILS, descendre sur la zone PRESCRIPTION,
     2. A droite du Titre de l'ordonnance, cliquer sur la Poubelle 🗑 .
   • soit depuis le parcours patient :
     1. Depuis le Dossier patient, aller sur la partie de droite : le Parcours Patient,
     2. En haut à droite, filtrer sur la Catégorie : Ordonnance et sur le Traitement 
     3. Une fois l'ordonnance affichée, cliquer sur les 3 points verticaux ⁝ et supprimer 🗑
2. Scanner ou Importer l'ordonnance, voir ajouter document au-dessus 
   • soit depuis le Traitement 
   • soit depuis le Parcours Patient 
   • soit depuis l'app Maiia Pro sur votre smartphone 
3. Sur la fenêtre Prévisualisation du document, en bas, déplacer le curseur du seuil N& B vers la gauche pour améliorer la netteté.
   L'ordonnance est convertie au format SCOR, sa taille ne peut pas dépasser 250 Ko
4. Cliquer sur Intégrer en bas à droite.

Je veux pas ajouter un document, mais des notes liées à mes séances.

Pour ajouter des notes liées à des séances :

1. Rechercher le patient,
2. Depuis le Dossier patient, sur la zone de droite, cliquer le Plus + et sélectionner Note.
   Vous pouvez rattacher la note à un traitement en particulier mais pas à une séance.
   Si vous ajoutez la note à la même date que la séance, vous associerez facilement la note et la séance.

Comment retrouver une ordonnance archivée ?

Il n'y a pas d'archivage à proprement parler dans Gestion Kiné. Lorsque un traitement est terminé, vous ne pouvez plus ouvrir l'ordonnance depuis la liste des traitements en-cours. Vous devez utiliser les filtres du Parcours Patient pour accéder à l'ordonnance.

Pour retrouver l'ordonnance liée au un traitement terminé, suivez les étapes suivantes :
 

1. Rechercher le patient
   Le dossier patient s'ouvre
2. Aller sur la partie droite (le parcours patient) du dossier patient
3. En haut à droite, filtrer sur la catégorie : Ordonnance
   Toutes les ordonnances s'affichent dans le parcours patient
4. cliquer sur la carte ordonnance rattachée au traitement souhaité.

J'ai le message une erreur est survenue quand j'intègre le document.

Cette erreur est généralement causée par un titre trop long.
Gestion Kiné accepte 196 caractères maximum.
🙏Essayez de trouver un titre plus concis pour votre document. 

J'ai déjà l'ordonnance en photo dans la galerie de mon téléphone, comment la récupérer ?

Pour ajouter un document (ordonnance ou autre) déjà présent sur votre smartphone:
 

Méthode recommandée 

1. Sur votre smartphone, lancer l'app Maiia Pro
2. Depuis l'app Maiia pro, en bas à gauche cliquer sur Agenda
3. Cliquer sur le RDV du patient et sur son nom
4. Depuis la fiche patient, cliquer sur Documents.
5. Cliquer en bas à droite sur le Plus + et sélectionner 
   • soit Depuis la galerie si le document est une photo
   • soit Choisir un fichier si le document est un fichier
6. cliquer sur le document à ajouter (photo d'ordonnance  ou autre document)

7. Sélectionner la Catégorie :

   • Ordonnance complémentaire = prescription de séances de kinésithérapie.
   • Imagerie médicale
   • Autre…

   L'app Maiia Pro envoie automatiquement le document sur Gestion Kiné.

8. Poursuivre sur Gestion Kiné pour gérer le document à intégrer.

autre méthode possible

1. Sur votre smartphone, lancer votre messagerie
2. Ouvrir un nouveau message et ajouter une Pièce Jointe
3. Sélectionner votre PJ document : photo d'ordonnance ou fichier
4. Envoyer le message.
5. Sur votre ordinateur, lancer votre messagerie
6. Ouvrir la pièce jointe reçu 

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