Disponible sur toutes les versions de Maiia Pro (payantes ou gratuite)
Lorsque vous posez une absence, vous signifiez que vous êtes absent du cabinet/centre et indisponible.
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🔔 A retenir
• Lorsque vous posez une absence, les créneaux correspondants ne seront plus disponibles à la prise de rendez-vous en ligne par les patients, ni sur la prise de rendez-vous assistée. Il reste toujours possible, dans votre agenda, de créer un rendez-vous patient en même temps qu’une absence (en cliquant, dans l'agenda, dans la zone à droite de la plage d’absence).
• Lorsque vous posez une absence sur une plage horaire contenant des rendez-vous patient, vous aurez la possibilité d’annuler ces rendez-vous en masse. Les patients seront prévenus automatiquement de l’annulation de leur rendez-vous. Pour cela, assurez-vous d'avoir bien renseigné les adresses e-mail et les numéros de téléphone de vos patients.
Poser une absence sur une plage horaire ne contenant pas de rendez-vous patient
1. Sélectionnez l’agenda du praticien sur lequel vous souhaitez poser une absence.
2. Cliquez sur l’agenda à l’heure de début de l’absence ou bien cliquez et étendez sur la plage horaire de votre choix.
3. Cliquez sur l’onglet « Absence».
4. Définissez les dates et heures de début et de fin.
5. Cochez « Journée entière » si vous êtes absent sur une ou des journées entières.
NB : pour poser une absence sur une journée entière, vous pouvez également cliquer sur le + à droite de la date du jour choisi.
6. Si vous souhaitez créer une absence avec récurrence (par exemple : vous souhaitez bloquer le créneau régulier pour votre pause déjeuner) :
Cliquez sur le champ « Répéter »
- Choisissez la fréquence de récurrence : tous les jours, toutes les semaines, toutes les deux, trois ou quatre semaines.
- Définissez la date de fin de récurrence
7. Ajoutez un commentaire si besoin.
8. Cliquez sur « Valider ».
L’absence est posée dans votre agenda
Poser une absence sur une plage horaire contenant des rendez-vous patient
Lorsque vous créez une absence sur une plage horaire avec des rendez-vous patient, vous avez la possibilité de choisir :
- D’annuler les rendez-vous patients présents sur cette plage horaire
- De conserver ces rendez-vous patients dans votre agenda
Dans les deux cas, lorsque vous posez une absence, la prise de rendez-vous en ligne est bloquée aux nouveaux patients et dans la fenêtre de prise de rendez-vous assistée, les créneaux de rendez-vous ne seront plus disponibles.
1. Annuler les rendez-vous présents sur la plage horaire
Après avoir rempli le formulaire de pose d’absence et cliqué sur « Valider », une nouvelle fenêtre apparaît.
1.1. Le choix « Poser l’absence et annuler ces rendez-vous » est déjà présélectionné.
1.2. Les patients pour lesquels au moins une information de contact est renseignée seront prévenus automatiquement de l’annulation de leur rendez-vous.
-
- Si une adresse e-mail est renseignée alors le patient sera prévenu par e-mail.
- Si un numéro de téléphone mobile est renseigné et que le patient a téléchargé l’application mobile Maiia Patient, alors il sera prévenu par SMS ou notification push selon ses préférences paramétrées.
- Si un numéro de téléphone est renseigné et que le patient n’a pas téléchargé l’application mobile, alors il sera prévenu par SMS.
Au choix, vous pouvez :
- Maintenir cochée la case « Supprimer définitivement les rendez-vous de votre agenda ». Les rendez-vous ne seront alors plus visibles sur votre agenda et vous ne pourrez plus les replanifier.
- Décocher « Supprimer définitivement les rendez-vous de votre agenda ». Les rendez-vous apparaîtront alors barrés sur votre agenda et vous aurez la possibilité de les replanifier.
1.3. Les patients pour lesquels aucune information de contact n’est renseignée devront être prévenus par vos propres moyens. Les rendez-vous concernés apparaîtront barrés sur votre agenda et vous aurez la possibilité de les replanifier.
1.4. Cliquez sur « Valider ».
Les rendez-vous sont annulés et l’absence est posée. Les créneaux correspondants ne seront plus disponibles à la prise de rendez-vous en ligne par les patients, ni sur la prise de rendez-vous assistée.
2. Conserver les rendez-vous présents sur la plage horaire
Si vous souhaitez honorer les rendez-vous déjà posés mais bloquer toute nouvelle prise de rendez-vous :
2.1. Sélectionnez « Poser l’absence et conserver ces rendez-vous ».
2.2. Cliquez sur « Valider ».
Les rendez-vous sont conservés et l’absence est posée. Les créneaux correspondants ne seront plus disponibles sur la prise de rendez-vous en ligne pour les patients, ni sur la prise de rendez-vous assistée.
Poser une absence sur un jour férié
Les jours fériés sont automatiquement créés dans les agendas Maiia. Ils apparaissent comme une absence sur la journée entière. Une icône en haut de la journée indique qu’il s’agit d’un jour férié.