Dû caisse, mutuelle : gérer les règlements en attente

Suivre les dus Caisses et Mutuelles

Suivre les montants non réglés facturés aux organismes caisses et aux mutuelles.

1. Depuis la Page d'accueil, regarder l’indicateur Dus Caisses ou Dus Mutuelles.
   • le montant correspond au montant total en attente de règlement
   • le nombre correspond au nombre de Caisses ou Mutuelles ayant des factures à régler
2. Cliquer sur l'indicateur Dus Dus Caisses ou Dus Mutuelles pour voir la répartition par organisme.
3. Déplier la flèche devant le nom de l'organisme pour voir toutes les factures dues par ce dernier.

Encaisser un dû Caisse ou Mutuelle

Encaisser un Dû facturé en mode papier, sans télétransmission

Les dus liés à une facture papier sont à encaisser manuellement.

Il peut s'agir d'une :
  ◾  Facture d'accident du travail envoyée à la caisse par courrier (facture papier). 
  ◾  Facture rejetée par la mutuelle et renvoyée par courrier à la mutuelle (facture papier).

1. Depuis la Page d'accueil, cliquer sur l’indicateur Dus Caisses ou Dus Mutuelles
2. Consulter votre relevé bancaire. Vérifier que les dates, les montants, l'émetteur du paiement correspondent à la facture à encaisser.
3. Dans la partie Choisir mes factures :
   • Déplier la flèche devant le tiers
   • Cocher la ou les facture(s).
4. Dans la partie Encaisser mes factures : 
   • Vérifier l'option ⚠ Séparer les paiements par praticien voir ci-dessous.
   • Cocher le moyen de paiement Virement, Chèque...
   • Pour un meilleur suivi comptable, saisir la date reçu le , le n° si cheque..
5. Cliquer sur Encaisser.

⚠ Séparer les paiements par praticien apparait lorsqu'un paiement concerne plusieurs praticiens / ou un praticien avec plusieurs situations de facturation.
 

• activée : les honoraires sont repartis sur le compte de chaque praticien / ou chaque situation
• désactivée : les honoraires ne sont pas séparés, tout va sur le compte de celui qui valide l'encaissement. C'est utile si le cabinet a un seul compte, cela évite d'encaisser autant de chèques, de CB que de praticiens à régler / ou que de situation de facturation.

Encaisser un Dû facturé en mode sécurisé, avec télétransmission

Les Dus Caisse, Mutuelle liés à une facture télétransmise sont traités automatiquement par retour Noemie.

Solder un dû caisse ou mutuelle

• Contexte : impossibilité de recouvrer le montant dû.
• Résultat : le dû caisse ou le dû mutuelle disparait des encours.

Solder une facture télétransmise avec TP

🚩 Solder la facture lorsque tous les montants dus de la facture sont des impayés. Si un autre montant dû est solvable, attendez son règlement avant de solder la facture.

1. Depuis la page d'accueil, aller sur l'indicateur Facture rejetée.
2. A droite, sur la colonne statut , cocher tous les statuts.
3. Rechercher la facture et cliquer sur sa ligne.
4. Sur le détail de la facture, à gauche, sous Etat de Forçage, cocher Payé.
   Le montant dû est soldé sans paiement, sans écriture comptable.

Solder une facture télétransmise sans TP ou une facture en mode papier

🚩 Il n'est pas possible de forcer l'état des factures sans TP et/ou ou mode papier.

1. Sur Gestion Kiné, encaisser le montant dû pour le faire disparaitre ; sinon vous gardez éternellement un en-cours qui ne sera jamais payé. 
2. Sur Maiia Compta, passer une écriture pour contrebalancer l'écriture de recette.

Supprimer un règlement encaissé par erreur

• Contexte : erreur d'encaissement (mauvais montant, mauvais patient, mauvaise facture...)
• Résultat : le montant redevient un dû Caisse ou mutuelle .

🚩 Interdit de supprimer un règlement issu d'un retour Noemie.

Annuler une erreur d'encaissement 

Pour supprimer un règlement, un paiement que vous avez encaissé : 

1. Rechercher le patient.
2. Depuis le dossier patient, cliquer sur la flèche ➡ Factures et paiements
3. Cliquer sur l'onglet Liste des paiements, en haut à droite
4. Rechercher et cocher le paiement en début de ligne
5. En fin de ligne, cliquer sur l'icône Poubelle 🗑
6. Se connecter à Maiia Compta pour contrebalancer manuellement l'écriture concernée.

FAQ

J'ai le virement de la CPAM sur mon compte bancaire mais ça reste dans Dus Caisse.

• Vous avez facturé en mode papier (sans télétransmission) : c'est le fonctionnement normal.
  Vous devez encaisser manuellement le dû Caisse une fois que vous avez reçu le virement de la caisse.

• Vous avez facturé en mode sécurisée (avec télétransmission) : le retour Noemie (paiement électronique) n'a peut-être pas été généré (ou mal).
  Vous devez suivre les consignes indiquées dans Encaisser un dû caisse facturé en mode papier.

Où est-ce que je vois mes factures payées ?

une fois qu'une facture passe à payé, elle disparait des indicateurs Dus.

Voir le paiement d'une facture télétransmise avec TP :

1. Depuis la page d'accueil, cliquez sur l'indicateur Télétransmission,
2. En bas à droite, cliquez sur Télétransmission
3. Une fois la télétransmission terminée, cliquez tout en bas sur Gestion des retours
4. Cliquez sur Suivi des paiements puis :
   • soit sur Liste des factures en TP : pour un aperçu par facture
   • soit sur Liste des virements : pour un aperçu par organisme payeur.

Voir le paiement d'une facture télétransmise ou non, avec TP ou non

1. Depuis le Dossier Patient, cliquez sur la flèche ➡ à droite de Gérer Paiement.
2. Cliquez sur l'onglet Liste des paiements.
3. Cochez la case ☑ en début de ligne pour voir le détail du paiement.

Comment je vérifie les montants dus télétransmis ?

• Pour suivre les retours Noemie, il est conseillé de : 
  1. Lancer une Télétransmission
  2. Cliquer en bas sur Gestion des retours, puis sur Suivi des paiements et
     • soit sur Liste des factures en TP : pour un aperçu par facture
     • soit sur Liste des virements : pour un aperçu par organisme payeur

Pourquoi le montant est surligné en jaune sur l'indicateur Dus Patients ?

Le montant d'un indicateur Dus est surligné en jaune :

• si le montant est supérieur à 800€
• ou si le nombre de tiers est supérieur à 20.

#Maiia Gestion Kiné