▶ Paramétrer et utiliser mon TLA

Présentation

Terminal Lecteur Autonome (TLA). Seuls les TLA évoqués ici sont compatibles.
Le TLA permet de signer (sécuriser) des factures à domicile ou autre site distant, ex: EHPAD.

Vidéo avec chapitre par étape : Initialiser le TLA : Lecture CPS et Entête FSE.  Préparer les factures à sécuriser sur Gestion Kiné. Charger les factures de Gestion Kiné sur le TLA. Signer les factures à domicile avec le TLA. Décharger les factures du TLA sur Gestion Kiné.

Les étapes en détail

1. Initialiser le TLA - 1ère utilisation

Prérequis : ouvrir le manuel de votre TLA.
Les écrans et les libellés affichés varient en fonction du TLA.

1. Déconnecter le TLA de l'ordinateur.
2. Insérer la CPS. Le TLA affiche :
   • Entête FSE : saisir un code à 3 chiffres : différent de 000 et des TLA du cabinet.
   • Code CPS  (🚨 CPS se bloque après 3 saisies erronées successives) :
     1. Saisir le code porteur à 4 chiffres. 
     2. Sélectionner la situation de facturation.
     3. Choisir de mémoriser ou non le code CPS (pour éviter de le ressaisir)
3. Connecter le TLA* à l'ordinateur 
4. Se connecter à Gestion Kiné
5.  Depuis le menu latéral de gauche, cliquer sur Options
6. Descendre et cliquer sur la rubrique Facturation en mobilité.
7. Sélectionner TLA et à droite Activer le TLA.

 * 🔔 Le manuel du TLA est d'une grande utilité. 

2 - 3. Préparer et charger les factures à signer

Préparer les factures à signer sur Gestion Kiné

1. Rechercher les patients à facturer soit :
   • depuis la Liste des patients du lendemain,
   • depuis la Barre de recherche 🔎,  
2. Cliquer sur Facturer 
3. Sélectionner Avec ma CPS, pour préparer ma visite (mode TLA)
   🚩 Le mode TLA n'apparait pas si la vitale du patient n'a jamais été lu, voir ici
4. Si besoin de facturer la prochaine séance à domicile, répondre OUI 
5. Valider la date avec le calendrier 📅 .
6. Cliquer sur le plus  pour associer les cotations
7. Vérifier le Tiers payant, les montants et cliquer sur OK en bas de la facture.
8. Répéter l'opération pour les autres patients à facturer.

Charger les factures à signer de Gestion Kiné sur le TLA

1. Connecter le TLA à l'ordinateur.
2. Depuis la vue 360 cabinet, aller sur la Liste des patients du lendemain.
3. Tout en bas de la liste, cliquer sur Charger TLA.

4. Signer les factures à domicile avec le TLA

1. Insérer votre CPS dans le TLA.
2. Demander la vitale au patient et l'insérer dans le TLA.
3. Sélectionner le bénéficiaire,
4. Cliquer sur Mes Factures (Factures à sécuriser, Factures du PDT selon le TLA)
   Si plusieurs factures à signer, toutes sont cochées. Décocher celles à ne pas signer.
5. Cliquer sur signer
   
   

5. Décharger les factures signées sur Gestion Kiné

1. Connecter le TLA à l'ordinateur,
2. Se connecter à Gestion Kiné, la page d'accueil s'ouvre.
3. Tout en bas de la Liste des patients du jour, cliquer sur Décharger TLA.
4. Le déchargement indique Traité ou renvoie une notification.
5. Cliquer sur la notification et suivre les instructions.
6. Valider la fenêtre de fin de déchargement. 

FAQ

Je n'arrive pas à facturer avec le "mode TLA préparer visite" ?

Le mode TLA n'est pas proposé dans le menu  déroulant lors de la facturation du traitement.

Explication  :

• Option non activée
  1. Vérifiez votre paramétrage dans les options   :
  2. Cliquez sur la rubrique Facturation en mobilité.
  3. Sélectionnez TLA et à droite Activer le TLA.
• Carte vitale non lue :
  • vous devez avoir déjà lu la carte vitale du patient pour pouvoir sélectionner le "mode TLA".

Solution : pour facturer 

• Soit vous facturez en "mode dégradé sans vitale", surtout si vous n'êtes pas sûr de revoir le patient.
• Soit vous lisez la vitale à domicile avec le TLA. A votre retour vous déchargez le TLA, un message vous propose de fusionner avec le patient existant dans Gestion Kiné. Vous facturez en "mode TLA" les séances lors de la prochaine visite.

Où est-ce que je retrouve mes factures préparées avec le TLA ?

• Les Factures non déchargées : 
  1. Cliquer sur l'indicateur Montant Facturé.
  2. En dessous de Liste des factures, filtrer sur le mode visite
  3. Les factures à charger sur TLA et à décharger du TLA s'affichent.
• Les factures chargées sur le TLA :
  1. Aller sur le TLA 
  2. Sélectionner le menu correspondant, se reporter au manuel du lecteur utilisé.
• Les factures non déchargées en erreur : 
  1. Dans le menu de gauche cliquer sur Options puis sur Facturation TLA.
  2. En bas regarder les factures affichées dans Factures non déchargées
• Les factures déchargées et signée avec carte vitale :
  1. Cliquer sur l'indicateur Montant Facturé.
  2. En dessous de Liste des factures, filtrer sur le mode  Sécurisé.
  3. Les factures s'affichent. Cliquer sur la loupe en fin de ligne🔍 :
     • Visite signifie que  facture a été réalisé sur TLA
     • date transmission signifie que la télétransmission a été réalisée.

Je voudrais plus d'informations sur la fin des TLA ?

• Voici un historique succinct : 
  • 01/07/2023 : les équipementiers fournisseurs de TLA doivent arrêter de commercialiser des TLA. Les éditeurs agréés SESAM-Vitale peuvent vendre des TLA jusqu’à épuisement de leur stock.
  • 01/07/2025 : le GIE SESAM-Vitale arrête le support du TLA.
• Solution de remplacement : 
  • Le GIE SESAM-Vitale préconise les solutions mobiles couvrant l’intégralité du périmètre
  • Cegedim Santé vous présente sa solution de mobilité, ici et là aussi !
    • dîtes au revoir aux chargements et déchargements manuels
    • dîtes bonjour à une gestion de factures depuis votre smartphone 

Quelles sont les spécificités pour le remplaçant  ?

• Chargement / déchargement du TLA possible si dans les Options de la session du titulaire, le TLA est bien activé
• La date de fin du contrat de remplacement limite la facturation dans le futur. 
• Lorsque le remplaçant charge les factures, toutes les factures préparées par le remplaçant ET par le titulaire sont chargées.
• Lorsque le titulaire charge les factures, toutes les factures préparées par le titulaire ET par le remplaçant sont chargées.
• Si le remplaçant remplace plusieurs titulaires : Lorsque le remplaçant charge les factures, seules les factures associées au contrat du remplacement avec le titulaire sélectionné sont chargées.

En fin de déchargement, c'est noté "correspondance trouvée". Je dois faire quoi ?

Contexte : Vous avez lu la carte vitale d'un autre patient et l'avez enregistrée dans le TLA.
Lors du téléchargement, Gestion Kiné s'aperçoit que le patient existe déjà.

Action : Soit vous mettez à jour la fiche existante, soit vous créez un nouveau patient.
Pour cela, cliquez sur la ligne avec la notification correspondance trouvée et suivez les instructions.

En fin de déchargement, c'est noté "paiement" pour un patient. Pourquoi ?

Contexte : Vous avez sécurisé la facture et il y a un dû Patient.

Action : si le patient vous a réglé lors de la visite, cliquez sur la ligne avec la notification Paiement et suivez les instructions. Sinon, laissez le dû en attente.

J'ai un message d'erreur de chargement ou de déchargement des factures.

Avant d'appeler le support, réalisez les actions suivantes : 

1. Télécharger le pilote correspondant au lecteur, ici.
2. Lancer le pilote et procéder à l'installation.
3. Quand la coche verte apparait, débrancher et rebrancher le lecteur côté PC.
4. Relancer le logiciel de lecteur de carte, ici.
5. Se déconnecter de Gestion Kiné et se reconnecter.

Le problème persiste : Contacter le support Gestion Kiné

#Maiia Gestion Kiné