Recherche

  1. Maiia - Centre d'aide
  2. Gestion Kiné
  3. Cycle de facturation
  4. Suivi des retours, des rejets ...

GĂ©rer les rejets : format texte đź“„

 📣 Télétransmettre souvent pour recevoir les retours Noémie : paiements et rejets éventuels

  • Un rejet est un refus de paiement de la caisse (AMO) ou de la mutuelle (AMC).
  • Un rejet reçu par tĂ©lĂ©transmission s'intègre automatiquement dans Gestion KinĂ©.
  • Un rejet reçu par mail ou courrier est Ă  intĂ©grer manuellement, voir la FAQ.
  • Une facture sans Tiers Payant (TP) est exclue des retours.
    Le rejet d'une facture réalisée sans TP n'est pas visible dans l'indicateur Factures rejetées quelque soit l'état de la facture. Voir la FAQ 

Identifier les rejets

1. Accéder aux rejets

  1. Depuis la page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Factures rejetées.
  2. A droite, dans la colonne Statut, filtrer sur Rejeté, puis cliquer en dehors pour valider la sélection.

🚩 Une facture est à l'état Rejetée lorsque :

  • au moins une part (AMO ou AMC) est RejetĂ©e
  • ET qu'aucune part (AMO ou AMC) n'est En cours 
Cas possibles Part AMO Part AMC état Facture 
 ◾ Facture avec lot AMO + lot AMC Rejeté AMO Rejeté AMC Rejeté
 ◾ Facture avec lot AMO + lot AMC Rejeté AMO Payé AMC Rejeté
 ◾ Facture avec lot AMO + lot AMC Payé AMO Rejeté AMC Rejeté
 ◾ Facture avec lot AMO + lot AMC Rejeté AMO En cours AMC En cours
 ◾ Facture avec lot AMO + lot AMC En cours AMO Rejeté AMC En cours
 ◾ Facture avec lot AMO seul Rejeté AMO non concerné Rejeté

💡 Pour afficher la part rejetée d'une facture à l'état En cours :
Dans la colonne Statut, cliquer sur l'entonnoir à droite et cocher tous les statuts , puis cliquer en dehors pour valider la sélection.

2. Comprendre le motif du rejet 

  1. Cliquer sur la facture rejetée.
  2. Cliquer sur l'onglet Rejets pour noter le libellé. Le libellé correspond au motif du rejet.
  3. Analyser :
    • Qui Ă©met le rejet (AMO, AMC ?)
    • Concerne-t-il plusieurs patients ?
    • Y a t'il eu un changement comme la MGEN 
    • Pourquoi ? Est-ce liĂ© Ă  la situation du praticien, au mĂ©decin traitant, aux informations et droits du patient, aux dates de sĂ©ances, Ă  la cotation ou forfaits de dĂ©placement?
    • En cas d'incomprĂ©hension : contacter l'organisme Ă  l'origine du rejet.
      

MGEN abandonne la gestion unique et passe en gestion séparée chez VM (Viamedis)

  • Demandez l'attestation mutuelle Ă  vos patients avec une mutuelle MGEN
  • Mettez Ă  jour la mutuelle sur la fiche patient
  • Le rejet TRAITEMENT EN COURS - CHANGEMENT DE FU SUR LA PERIODE DES SOINS (INTERLIGNE)  signifie que vous n'avez pas mis Ă  jour les donnĂ©es du patient. Vous devez tĂ©lĂ©transmettre la part complĂ©mentaire en gestion sĂ©parĂ©e
  • Limitez les rejets :

Rejets AMO liés aux droits du patient : le code débute par 025, 027, 031, 045 ou 048

Motif rejet Explication  Préconisation
- Assuré absent du référentiel
- Bénéficiaire inconnu dans la BDO
- Situation bénéficiaire inconnu 		Patient inexistant dans la Base de Données de l'Organisme (BDO). 
  • Utiliser l'ADRi, ou Ameli Pro
  • Demander une attestation
  • Demander une mise Ă  jour de la Vitale
- ETM non trouvée au BDO
- ETM connue au réf. non transmise
- Modulation du TM absente ou diff.
- Divergence vitale, exo fermée
- Situation d’exonération inconnue
- Justificatif exonération erronée
- Exonération inconnue pour bénéficiaire.

Transmission à tort d'une exonération ou exonération non transmise . 

ETM = Exonération du Ticket Modérateur
- Fact. TPC incomp type contrat - Transmission Ă  tort d'une C2S

Rejets AMO liés au n° prescripteur : le code débute par 046 ou 047

Motif rejet Explication  Préconisation
- Prescripteur inconnu dans rép. National
- N° prescript non ouvert à date de prescr.
- Incompat. prescripteur / nat. prestation
- Prescript. Etablissement inconnu 		- N° identifiant facturation incorrect
- N° FINESS de structure incorrect
- Prescr. interdite Ă  cette date - N'exerce plus Ă  la date de prescription

Rejets AMO lié à la prestation, cotation : le code débute par 040 ou 054

Motif rejet Explication  Préconisation
- Incomp. Nat. Prestation/Forfait/ Ă©xo
- Acte identique déjà réglé  		- incohérence, double saisie
  • vĂ©rifier les infos saisies

Rejets AMO lié au n° exécutant : le code débute par 073

Motif rejet Explication  Préconisation
- N° exécutant non ouvert au rep. nat.
- Exécutant inconnu dans rep. nat. 		- Activité débutée avant la date déclarée
- Erreur enregistrement ou nouvel ADELI
  • Finir les soins avec ancien ADELI
  • Contacter la CPAM

Rejets AMC

Motif de rejet Explication Préconisation
- Bénéficiaire, ayant droit inconnu 
- Droit non ouvert en RC 		- Patient inexistant, inconnu de la mutuelle
  • VĂ©rifier les infos avec une attestation mutuelle rĂ©cente
  • Scanner le QR code de l'attestation
  • Utiliser l'ADRi ou Ameli Pro
  • Demander une mise Ă  jour de la Vitale
- Contrat absent, aucun contrat valide
- Prestation non couverte 		- Patient existant mais problème de contrat 
- Autre circuit de TP
- Pb de tarification RC, paiement RO seule 		- Autre modalité de TP connu pour ce bénéficiaire
- Acte déjà payé - Erreur, double saisie
  • vĂ©rifier les infos saisies

Traiter le rejet 

  • Facture rejetĂ©e par AMO+AMC ou par AMO sans AMC : voir Rejet Total
  • Facture rejetĂ©e par l'un, payĂ©e par l'autre  :
    • RejetĂ©e par AMO + PayĂ©e par AMC : voir rejet partiel AMO
    • RejetĂ©e par AMC + PayĂ©e par AMO : voir rejet partiel AMC

â—ľ Traiter un Rejet Total

  1. Depuis l'indicateur Factures rejetées, consulter la facture rejetée.
  2. Noter le nom du patient pour pouvoir refacturer.
  3. Cliquer sur Recycler la facture (les séances de la facture sont de nouveau facturables).
  4. Aller sur la Fiche patient ou sur le traitement pour corriger les infos à l’origine du rejet.
  5. Facturer les séances.

â—ľ Traiter un Rejet Partiel AMO Caisse

1. Comprendre le motif du rejet

Voir point 2. dans identifier les rejets

2. Imprimer un duplicata de la facture

L'indicateur Facture rejetée ne permet pas d'imprimer. Pour imprimer une facture quel que soit son état, il faut utiliser l'indicateur Montant facturé.

  1. Cliquer sur l'indicateur Montant facturé.
  2. Dans le menu déroulant Facture mceclip0.png, saisir le n° facture puis fermer le menu.
  3. Cocher la facture et au dessus cliquer sur l'icĂ´ne PDF bouton_pdf_maiiagestion.png
  4. SĂ©lectionner Duplicata CERFA FSE et cliquer sur l'icĂ´ne imprimante mceclip3.png
    💡Pour imprimer le bordereau de télétransmission, sélectionner Bordereau du fichier.
  5. Sur le document imprimé, corriger à la main les infos ayant causé le rejet et signer.
  6.  Envoyer le document à la caisse, accompagné de l'ordonnance.

3. Regarder mon compte bancaire

  1. Suivre les virements
  2. Repérer le virement de la caisse.

4. Valider le paiement sur Gestion Kiné

  1. A réception du virement, aller sur l'indicateur Factures rejetées.
  2.  Rechercher la facture et cliquer sur sa ligne.
  3. Sur le détail de la facture, en dessous de Etat de Forçage, cocher En cours.
  4. Cliquer sur l'indicateur Dus Caisses.
  5. Rechercher et cocher la facture concernée dans la liste.
  6.  Cocher le mode de règlement et cliquer sur Encaisser.
  7. Aller sur l'indicateur Factures rejetées, rechercher la facture (précédemment passée à En cours)
  8. Sur le détail de la facture, en dessous de Etat de Forçage, cocher Payé.

â—ľ Traiter un Rejet Partiel AMC Mutuelle option 1 : refacturer la mutuelle

1. Comprendre le motif du rejet

Voir point 2. dans identifier les rejets

2. Envoyer le duplicata de la facture Ă  la mutuelle

  1. Cliquer sur l'indicateur Montant facturé.
  2. Cliquer sur menu déroulant Facture mceclip0.png saisir le n° facture puis fermer le menu.
  3. Cocher la facture et cliquer au dessus sur l'icone PDF bouton_pdf_maiiagestion.png
  4. SĂ©lectionner Copie de la DRE et cliquer sur l'icĂ´ne imprimante mceclip3.png
  5. Sur le document imprimé, corriger à la main les informations ayant causé le rejet et signer.
  6. Envoyer le document Ă  la mutuelle.

3. Valider le paiement

  1. A réception du virement, aller sur l'indicateur Factures rejetées.
  2. Rechercher la facture et cliquer sur sa ligne.
  3. Sur le détail de la facture, en dessous de Etat de Forçage, cocher En cours.
  4. Cliquer sur l'indicateur Dus Mutuelles.
  5. Rechercher et cocher la facture concernée dans la liste.
  6. Cocher le mode de règlement et cliquer sur Encaisser.
  7. Retourner sur l'indicateur Factures rejetées, rechercher la facture forcée, passée à En cours.
  8. Cliquer sur la facture. En dessous de Etat de Forçage, cocher Payé.

â—ľ Traiter un Rejet Partiel AMC Mutuelle option 2 : refacturer le patient

1. Faire régler la part mutuelle au patient

2. Valider le paiement

  1. Aller sur l'indicateur Facture rejetées.
  2. Rechercher la facture et cliquer sur sa ligne.
  3. Sur le détail de la facture, en dessous de Etat de Forçage, cocher En cours.
  4. Cliquer sur l'indicateur Dus mutuelles.
  5. Rechercher et cocher la facture concernée dans la liste.
  6. Cocher le mode de règlement et cliquer sur Encaisser.
  7. Aller sur l'indicateur Factures rejetées, rechercher la facture forcée, passée à En cours.
  8. Cliquer sur la facture. En dessous de Etat de Forçage, cocher Payé.

3. Imprimer un justificatif mutuelle au patient

  1. Cliquer sur l'indicateur Montant facturé.
  2. Cliquer sur menu déroulant Facture mceclip0.png saisir le n° facture puis fermer le menu.
  3. Cocher la facture, cliquer au dessus sur l'icĂ´ne PDF bouton_pdf_maiiagestion.png
  4. SĂ©lectionner Quittance et cliquer sur l'icĂ´ne imprimante mceclip4.png
  5. Sur le document imprimé, corriger à la main les informations et indiquer que le patient a réglé la part mutuelle, attester et signer.
  6. Remettre le document au patient. C'est au patient de demander le remboursement Ă  sa mutuelle.

Lexique

  • AMO : Assurance Maladie Obligatoire
  • AMC : Assurance Maladie ComplĂ©mentaire 
  • DRE : Demande de Remboursement Electronique (utilisĂ©e pour la mutuelle) 
  • FSE : Feuille de Soins Electronique 

FAQ

Comment traiter un rejet reçu par mail ou par courrier ?

Il faut d'abord déterminer si la facture a été faite avec  OU sans Tiers Payant  :

  1. Depuis la Vue 360 Cabinet, cliquer sur l'indicateur Montant Facturé, 
  2. Rechercher la facture et cliquer sur la loupe 🔍 en bout de ligne.
    • avec Tiers Payant : 
  1.  
    •  
      1. Depuis l'accueil, cliquer sur l'indicateur Factures rejetées.
      2. Dans la colonne Statut, cliquer à droite sur l'entonnoir et décocher Rejeté. Cliquer en dehors.
      3. Rechercher et cliquer sur la facture concernée.
      4. Cocher la case Rejeté présente dans l'encart Etat du forçage.
      5. Traiter le rejet en fonction de son type. Reprendre, ici
    • sans Tiers Payant : 
      1. Toujours sur l'indicateur Montant facturé, cocher la facture
      2. Au dessus de la liste, cliquer sur l'icĂ´ne PDF bouton_pdf_maiiagestion.png
      3. SĂ©lectionner Cerfa FSE et/ou copie DRE et imprimer mceclip3.png
      4. Sur le document imprimé, corriger à la main les informations ayant causé le rejet et signer.
      5. Envoyer le document Ă  la caisse et/ou mutuelle.
Je ne retrouve pas ma facture dans l'indicateur Factures rejetées

soit c'est lié au statut de la facture :

Lorsque l'entonnoir (le filtre) est sur rejeté, seules les factures ayant un statut rejeté s'affichent.
Une facture passe au statut rejeté, lorsqu'il y a plus aucun lot en cours ET au moins un lot rejeté
Ex : Lot AMO rejeté et Lot AMC en cours, alors la facture reste au statut en cours.

Cas retour AMO retour AMC Statut Facture 
Facture avec lot AMO + lot AMC Rejet AMO Paiement AMC Rejeté
Facture avec lot AMO + lot AMC Rejet AMO En cours En cours
Facture avec lot AMO seul Rejet AMO Aucun Rejeté

Pour retrouver une facture rejetée qui n'apparait pas : 

  1. Depuis l'accueil, aller sur l'indicateur Factures rejetées, décocher à droite le filtre filtre_maiia_rejet.png  statut rejeté
  2. Rechercher la facture avec son n° ou le nom du patient
  3. Poursuivre le traitement en fonction du type de rejet (rejet total, partiel ..)

soit c'est lié à l'absence de Tiers Payant:

 Une facture sans Tiers payant (tout mode confondu) n'apparait pas dans Factures rejetées. Pour la trouver, vous devez passer par l'indicateur Montant Facturé.

  • Traiter une facture rejetĂ©e sans Tiers Payant : 
    1. Allez sur l'indicateur Montant facturé,
    2. Recherchez la facture et cochez-la
    3. Au dessus de la liste, cliquez sur l'icĂ´ne PDF bouton_pdf_maiiagestion.png
    4. SĂ©lectionnez Cerfa FSE et/ou copie DRE et imprimez mceclip3.png
    5. Sur le document imprimé, corrigez à la main les informations à l'origine du rejet et signez.
    6. Envoyez le document Ă  la caisse et/ou mutuelle.
Recycler une facture : c'est que pour un rejet total ?

Oui, le bouton Recycler la facture doit être utiliser uniquement pour une facture avec un rejet total. Recycler la facture rend les séances de nouveau facturables.

Si vous recyclez une facture partiellement rejetée (avec une part Payé et l'autre rejeté) , vous allez refacturer l'organisme dont la part a déjà été payé et donc générer une double facturation.

Créer une DRE d'annulation, je peux m'en servir quand ?

Le bouton Créer une DRE d'annulation apparait lorsqu'il y a un rejet sur la part AMC (mutuelle).

Il pourrait permettre de demander Ă  la mutuelle d'annuler la part AMC de la facture.
Les mutuelles ne sont actuellement pas en mesure de traiter de flux d'annulation.
Ce bouton ne peut donc malheureusement pas être utilisé.

Je ne trouve pas l'icĂ´ne PDF pour imprimer la facture

Pour imprimer une facture rejetée, vous devez sur l'indicateur Montant facturé.

  1. Depuis la page d'accueil de Gestion Kiné, cliquer sur l'indicateur Montant Facturé
  2. Rechercher la facture Ă  imprimer, cocher la case Ă  gauche de la facture
  3. au dessus, l'icone pdf apparait, cliquer dessus et sélectionner quittance
Où trouver les coordonnées de la CPAM
Vous pouvez trouver les coordonnées téléphoniques et postales d'un organisme (caisse, CPAM , MSA) sur ce site : 👉 https://www.sesam-vitale.fr/adresses-des-centres-payeurs#/
j'ai un rejet mutuelle avec le code 1004 , ça veut dire quoi?
Pour les mutuelles, les codes rejets ne sont pas homogénéisés. Chaque groupement mutuelle gère ses codes rejet. Il est préférable de vous baser sur le libellé du rejet pour en comprendre la cause
Le rejet VERIF CRITERE SELECTIF MODE REJET correspond Ă  quoi ?
C'est lié à a nouvelle NGAP, les anciennes cotations ne sont plus acceptées depuis le 01/10/2024.
Ex : un bilan ne se cote plus en AMC ou AMS , mais en AMK. Plus d'infos, ici.

 

#Maiia Gestion Kiné

Cet article vous a-t-il été utile ?

Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 52 sur 101