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Facture : imprimer, supprimer, exporter

Rechercher, consulter une facture

Rechercher une facture
  1. Depuis la Page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Montant facturé
  2. Depuis la liste des factures, rechercher avec les filtres :
    • Période : la sélectionner et cliquer en dehors
    • Bénéficiaire : nom patient, n° sécu, code régime : 01 pour régime général, 02 pour régime agricole, code caisse : 422 LOIRE, 691 RHONE...
    • Facture : par n° facture, n° lot.
    • Mode : Sécurisé, Dégradé, Papier, Préparé en visite…
Voir le détail d'une facture
  1. Depuis la Page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Montant facturé
  2. Depuis la liste des factures, rechercher avec les filtres (voir ci dessus)
  3. Cliquer tout à droite sur la Loupe 🔍. Le détail de la facture affiche  : 
    • Caractéristique :
      • N° de facture,
      • Mode de facturation : sécurisé, désynchronisé, papier, dégradé
      • Tiers Payant : TP AMO, TP AMO + AMC, ou sans TP
      • Date de télétransmission : si facture télétransmise
    • Bénéficiaire 
      • Nom Prénom et Date de naissance du patient
      • N° sécu sociale et Code caisse de l'assuré : code caisse voir FAQ 
    • Paiement 
      • Montant dû par tiers
      • l'état du lot
    • Cotation
      • Date : date de la séance
      • code acte : autant de ligne que de séance

Télécharger, imprimer, exporter une facture

Télécharger, imprimer une quittance, une facture (FSE), un duplicata
Depuis l'indicateur Montant Facturé

 Documents liés à la facturation imprimables depuis l'indicateur Montant Facturé:

  • Quittance : justificatif à remettre au patient pour qu'il puisse se faire rembourser par sa mutuelle.
  • CERFA FSE : données transmises pour le formulaire CERFA.
  • Duplicata CERFA FSE : données transmises pour le formulaire CERFA avec mention Duplicata
  • Copie de la DRE : duplicata de Demande de Remboursement Electronique (mutuelle).
  • Informations FSE : Facture telle que proposée lors de la facturation.
  • Bordereau : infos liées au lot : n° de facture , patient, n° SS, date d'envoi, montant 
    Utile pour retraiter un lot entier en papier ou pour envoyer le bordereau de lot à la caisse
  1. Depuis l'accueil de Gestion, cliquer sur l'indicateur Montant facturé
    La liste des factures s'ouvre.
  2. Dans la liste des factures, rechercher la facture avec les filtres, voir ci-dessus
  3. En début de ligne, cocher la facture.
  4. Au dessus de la liste des factures, cliquer sur l'icône PDF
  5. Sélectionner le type de document à imprimer.
  6. Sur le document, en haut à droite, cliquer sur l'icône Imprimer ou Télécharger
Depuis la fiche patient

Seules les factures du patient sont visibles.
Si le patient est aussi assuré ex : parent, alors les factures du bénéficiaire sont visibles sur le patient bénéficiaire ex : enfant.

 Documents liés à la facturation imprimables depuis le dossier patient :

  • Facture ou Infos FSE : Facture telle que proposée lors de la facturation.
  • Quittance : justificatif à remettre au patient pour qu'il puisse se faire rembourser par sa mutuelle.
  • CERFA FSE : données transmises pour le formulaire CERFA.
  • Duplicata CERFA FSE : données transmises pour le formulaire CERFA avec mention Duplicata
  1. Rechercher le patient
  2. Depuis le dossier patient, cliquer sur la flèche à droite de Factures et paiements
  3. Dans l'onglet Liste des factures, cliquer sur Actions, puis sur Télécharger
Envoyer une facture au patient - avec Maiia Premium ✨

Grâce à l'offre Maiia Premium ✨ partagez les documents avec vos patients

1. Avec Maiia Premium, vous partager directement les documents à votre patient.
2. Le patient reçoit un message pour se connecter ou s'inscrire à Maiia patient.
3. Une fois connecté, le patient peut ouvrir, télécharger le document que vous avez partagé.

Seules les factures du patient sont visibles.
Si le patient est aussi assuré ex : parent, alors les factures du bénéficiaire sont visibles sur le patient bénéficiaire ex : enfant.

 Documents liés à la facturation imprimables depuis le dossier patient :

  • Facture ou Infos FSE : Facture telle que proposée lors de la facturation.
  • Quittance : justificatif à remettre au patient pour qu'il puisse se faire rembourser par sa mutuelle.
  • CERFA FSE : données transmises pour le formulaire CERFA.
  • Duplicata CERFA FSE : données transmises pour le formulaire CERFA avec mention Duplicata
  1. Depuis Gestion Kiné, en haut au centre 🔍 Rechercher et sélectionner le patient
  2. Aller sur la fiche patient et saisir le mail et n° portable.
  3. Depuis le dossier Patient, cliquer sur Factures et paiements
    Les factures du patient s'affichent.
  4. A gauche de la facture, cliquer sur Actions puis sur Partager via Maiia Patient 
  5. Sélectionnez  Quittance.
Exporter des factures
  1. Depuis la Page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Montant facturé
  2. Rechercher les factures avec les filtres (période, bénéficiaire…) , voir ci-dessus
  3. Cocher la colonne N° facture pour sélectionner toutes les factures.
  4. Au dessus de la liste, cliquer sur l'icône Télécharger
  5. Choisir Export CSV des factures sélectionnées pour obtenir le montant total facturé.
    Le fichier Export_facture s'enregistre automatiquement dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur. 
    Le ficher Export_facture est au format xls. Il contient les infos suivantes : N° Facture, Date , N° Lot FSE, N° Lot DRE, Date d'envoi des lot, Nom du bénéficiaire, N° matricule (n° sécurité sociale), Date naissance, Montant part AMO, Montant part AMC, Montant part Assuré, Montant Total

Supprimer une facture

🚨 La suppression de facture est un acte irréversible.

Supprimer une facture (ni télétransmise/ rejetée, ni à signer sur l'app Maiia pro)
  1. Depuis la page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Montant facturé
    La Liste des factures s'ouvre
  2. Depuis la liste des factures, rechercher la facture avec les filtres, voir ci-dessus
  3. Cocher la facture à supprimer.
  4. Au dessus, cliquer sur l'icône Poubelle poubelle.png et Confirmer.
Supprimer une facture télétransmise ou rejetée

Une facture télétransmise, quelque soit son état (en cours, payé ou rejeté) ne peut plus être supprimée.

Facture à l'état en cours :

💬 Vous voulez annuler une télétransmission :
 

  1. Contacter les organismes (AMO, AMC) 
  2. Leur demander de rejeter la facture par télétransmission et non par courrier.
  3. Une fois la facture rejetée, traiter le rejet https://maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/4402870435474 

 

💬 Vous voulez solder une facture : 

  1. Aller sur l'indicateur Facture rejetée
  2. A droite, sur la colonne statut filtre_maiia_rejet.png, cocher tous les statuts.
  3. Rechercher la facture et cliquer sur sa ligne.
  4. Sur le détail de la facture, en dessous de Etat de Forçage, cocher Payé.
    La facture est soldée sans paiement, sans écriture comptable.

Facture à l'état rejeté ou en cours avec un rejet partiel

Traiter le rejet, ici https://maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/4402870435474

Facture à l'état payé

Aucune action possible : opérations comptables rattachées à cette facture.

Supprimer une facture à signer sur l'app Maiia Pro

Facturation en mobilité : 

  • Une facture à l'état "Facture à signer" doit être annulée depuis l'app Maiia Pro.
  • Une fois la facture annulée sur l'App, elle est automatiquement supprimée sur Gestion Kiné.

Infos sur les factures en mobilité,  ici   maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/20459555880850-Facturer-en-mobilite  

FAQ bouee_sauve.png

Je ne trouve pas la facture dans la liste

Vérifiez les points suivants :

  • la période : élargissez la période ou sélectionnez période personnalisée pour saisir les dates
  • le logiciel : avez-vous réalisé cette facture sur votre logiciel précédent ?
comment voir toutes les factures de la caisse XXX de moins d'un an. 

Pour afficher les factures d'une caisse / CPAM en particulier  :

  1. Depuis la page d'accueil, cliquez sur l'indicateur Montant facturé
    La Liste des factures s'ouvre
  2. Utilisez les filtres en cliquant sur :
    • Période : cliquez sur Personnalisé et sélectionnez, par ex 12 derniers mois
    • Bénéficiaire : saisissez uniquement le code caisse.
  3. Cliquez en dehors du filtre.

Pour trouver le code d'une caisse et ses coordonnées 👉https://www.sesam-vitale.fr/adresses-des-centres-payeurs#/

Quels sont les modes de facturation existants ?
mode_factu1.png

Leur affichage dépend du contexte et des options activées. 

◻ Sécurisé : facturé avec sa CPS et la carte vitale (ou Appli vitale) du patient.

◻ Désynchronisé : facturé avec une autre CPS que la sienne et la carte vitale du patient. Une fois télétransmise, la facture passe en mode Sécurisé.

◻ Dégradé : facturé avec sa CPS et sans la carte vitale du patient. 

◻ Papier : sans aucune carte, envoi courrier. C'est le seul mode sans Télétransmission, donc "non sécurisé".

◻ SESAM sans vitale : avec sa CPS et sans carte vitale. Réservé  à la facturation des actes de télésanté.

◻ Préparé en visite : Facture à charger sur le TLA, à signer avec le TLA et à décharger du TLA. Une fois déchargée, la facture passe en mode Sécurisé.
Sans icone ◻ Sans carte prépa visite Mode App: Facture à signer avec l'App Maiia Pro. Une fois signée, la facture passe en mode Désynchronisé.
Où trouver le code de la caisse AMO ?

Le code caisse est composé de 3 chiffres, il est visible sur le détail 🔍 de la facture et sur la fiche patient. 

Exemple pour la CPAM du Rhône 01 691 000 :
  ◽  le code régime = 01
  ◽  le code caisse = 691
  ◽  le code gestion = 000

Rechercher un code régime, code caisse 👉 https://www.sesam-vitale.fr/adresses-des-centres-payeurs#/

Je veux supprimer ma facture mais je n'ai pas l'icône 🗑 poubelle
  • Assurez-vous d'avoir coché la facture à supprimer en début de ligne.
    L'icone poubelle ne s'affiche pas tant que la facture n'est pas cochée.
  • Sachez que l'icone poubelle ne s'affiche jamais si la facture est télétransmise ou si elle a été transmise sur l'app Maiia Pro.
    Dans ces 2 cas, reportez-vous aux explications fournies au dessus.
La caisse réclame le dernier n° de lot télétransmis pour me répondre. Normal ?

Oui, c'est normal. Les caisses exigent ce n° afin de sécuriser les échanges. Pour le  retrouver, cliquer sur l'indicateur Montants Facturés et communiquer le n° de la colonne Lot .indicateur.png

Je cherche la facture Cegedim de mon abo Maiia kiné (pas celle d'un patient)
Les factures Cegedim Santé pour le logiciel Maiia Kiné sont envoyées tous les mois par mail.
L'adresse mail utilisée pour l'envoi des factures est l'adresse mail du payeur.

#Maiia Gestion Kiné

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