▶ Facturer des actes

Présentation

Facturer des actes

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Facturer les actes d'un traitement :

1. Depuis le Dossier Patient, cliquer sur la flèche ➡ à droite du traitement à facturer.
2. Sur le traitement, onglet DETAILS, avoir saisi la cotation (ex : RAM7.49)
   Dépassement d'honoraires ou tarif particulier, cliquer sur l'acte, puis sur les 3 points ..., cf. article ici
3. Sur le traitement, onglet DETAILS, vérifier la nature d'assurance : maternité, accident du travail...
4. Sur le traitement, onglet SEANCES, vérifier les séances.
   Seules les séances marquées sont facturables. Si besoin d'aide, voir ici.
5. Sur le traitement, onglet FACTU, choisir le mode de facturation, détail en dessous.
6. Sur le traitement, onglet FACTU, déplier la ligne TP Caisse/(pas de) TP Mutuelle :
   1.  
      • Modifier si besoin le type d'exonération : Normal / ALD / Patient exonéré..
      • Cocher ou décocher le Tiers payant Caisse et/ou Mutuelle 
7. Sur le traitement, onglet FACTU, tenir compte des Alertes
8. Sur le traitement, onglet FACTU, en bas vérifier les montants et cliquer sur OK.

Envoyer la facture :

• télétransmettre les factures sécurisées,
• remettre la facture papier au tiers facturé : patient ou structure (HAD, EPHAD, SSIAD...)

Facturer en fonction du contexte

Choisir le Mode de facturation

Les modes sont proposés en fonction du contexte.

  - Mode Dégradé : Facturé avec votre CPS sans carte Vitale.
     A utiliser lorsque vous facturez sans avoir la carte Vitale du patient.
     Exclu des aides FAMI.

  - Mode Sécurisé : Facturé avec votre CPS et carte Vitale.

  - Mode Sécurisé App Vitale : Facturé avec votre CPS et Appli Vitale. Voir ici

  - Mode SESAM sans Vitale : Facturé avec votre CPS d'actes de Télésanté. Infos, ici.

  - Mode Désynchronisé : Facturé avec une CPS qui n'est pas la votre et carte Vitale.
     Synchronisé avec ma CPS lors de la Télétransmission.

  - Mode App mobile : Facture préparée sur Gestion Kiné
     Facturé en mobilité sur l'app Maiia Pro avec CPS et carte Vitale. Infos, ici.

  - Mode TLA : Facturé préparée avec votre CPS sans carte vitale sur Gestion Kiné.
     Facturé en visite avec ma CPS et carte Vitale dans le TLA. Infos, ici. 
     Déchargement des factures sur Gestion Kiné.

  - Mode Papier : Facturé sans CPS sans Vitale. Sans Télétransmission ⚠ non sécurisé.
     A utiliser à la marge ou pour les structures.
     Exclu des aides FAMI.
     C'est le seul mode sans Télétransmission.
     Envoi FS et ordonnance par courrier.

💬 Aucun mode de facturation ne permet d'utiliser la e-CPS (CPS dématérialisée), à ce jour

Facturer en Tiers Payant (TP) ou pas

Le Tiers Payant est compatible avec tous les modes de facturation.

Il peut prendre plusieurs formes :
   ◾  TP 100% caisse
   ◾  TP 60% caisse + TP 40% mutuelle.
   ◾  TP 60% Caisse seul. 40% à la charge du patient.
   ◾  Aucun Tiers Payant. 100% à la charge du patient

Le Tiers Payant est par exemple obligatoire pour facturer un patient en AME, C2S (ou CSS, ex CMU, ACS). AME et C2S doivent être renseignées sur la fiche patient : voir la FAQ de l'article Créer un patient

Saisir et facturer en TP, ici.

Facturer une structure, un établissement

Le tiers refacturant concerne les patients en structure (EHPAD, SSIAD) et les patients en HAD Hospitalisation A Domicile

Vous devez facturer la structure / établissement en mode Papier.

Créer une structure

1. Depuis le menu latéral de gauche, cliquer sur Options ⚙
2. Cliquer sur STRUCTURES puis sur Créer une structure.
3. Saisir le nom et les autres informations puis Valider.

Lier la structure au patient

1. Depuis le Dossier Patient, cliquer sur la flèche ➡  à droite du personnage.
2. Tout en bas de la Fiche Patient, cliquer sur Ajouter une structure à facturer.
3. Sélectionner la structure du patient.

Facturer la structure

1. Depuis le Dossier Patient, aller sur le traitement
2. Aller sur l'onglet FACTURATION du traitement
3. En haut, cliquer sur le nom du patient et sélectionner la structure
4. Vérifier les informations et cliquer sur OK
5. Cliquer sur Imprimer et sélectionner l'option CERFA refacturant.
6. Cliquer sur l'icône imprimante 🖨 et remettre le document à la structure.

Valider le paiement 

1. Depuis la page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Dus structures
2. Cocher les factures pour lesquelles vous avez reçu le règlement.
3. Cocher le mode de règlement et Encaisser.

Facturer des cotations actes Hors nomenclature

Pour facturer un acte Hors Nomenclature (HN)

1. Avoir créer l'acte HN dans le menu latéral de gauche : Options ⚙ > Actes personnalisés
2. Avoir sélectionné l'acte HN dans l'onglet DETAILS du traitement
3. Cocher Collecte papier dans l'onglet DETAILS du traitement.
   La case Collecte papier cochée indique au système qu'il n'y a pas d'ordonnance à télétransmettre ; Gestion Kiné ne vous alertera pas que l'ordonnance est manquante.
4. Avoir une séance marquée dans l'onglet SEANCES du traitement
5. Facturer l'acte dans l'onglet FACTURATION du traitement
   Gestion Kiné affiche automatiquement Facturation acte personnalisé (mode papier)
6. Faire régler le patient le montant du soins HN
7. Imprimer la Facture et la remettre au patient, pour ce dernier puisse éventuellement se faire embourser par sa mutuelle. 

Maiia Gestion Kiné vous permet de facturer un acte de la nomenclature (NGAP) et un acte personnalisé (hors nomenclature) sur la même séance. Dans ce cas, scanner ou importer l'ordonnance pour être rembourser des actes NGAP.
Lors de la facturation, Gestion Kiné crée automatiquement 2 factures.

1. Depuis l'onglet FACTURATION du traitement
2. Valider la 1ère facture avec les actes NGAP à facturer avec CPS.
3. Cliquer à droite sur l'icône suivant
4. Valider la 2ème facture avec les actes personnalisés à facturer en mode papier.

FAQ Facturation

👉 Pourquoi je n'arrive pas à facturer en sécurisé ?

Tant que vous n'avez lu la carte Vitale du patient dans Gestion Kiné, la facturation en mode sécurisé (avec la Vitale et ma CPS) est impossible. Etapes à suivre :

1. Lancer une lecture de la vitale :
   1. soit en haut à droite, cliquer sur le bouton carte vitale  
   2. soit depuis le dossier patient, cliquer sur l'icone carte vitale
2. Retourner sur la facturation. Le mode sécurisé s'affiche en 1er.

• Vous avez changé de logiciel ?

Lors de la reprise de données, les empreintes vitales ne sont pas récupérées.

Vous devez relire les cartes vitales des patients pour facturer en mode sécurisé.

Vous pouvez facturer en mode dégradé si vous n'avez pas lire la carte Vitale du patient. 

👉 Je n'arrive pas à facturer en mode TLA préparer visite?

Le mode TLA n'est pas proposé dans le menu  déroulant lors de la facturation du traitement.

Explication  :

• Option non activée
  1. Depuis la page d'accueil, cliquer à gauche sur Options ⚙
  2. Cliquez sur la rubrique Facturation en mobilité.
  3. Sélectionnez TLA et à droite Activer le TLA.
• Carte vitale non lue :
  • vous devez avoir déjà lu la carte vitale du patient pour pouvoir sélectionner le "mode TLA".

Solution : pour facturer

• Soit vous facturez en "mode dégradé sans vitale", surtout si vous n'êtes pas sûr de revoir le patient.
• Soit vous lisez la vitale à domicile avec le TLA. A votre retour vous déchargez le TLA, un message vous propose de fusionner avec le patient existant. Vous facturez en "mode TLA" les séances lors de la prochaine visite.

👉 Est-ce que je peux facturer sans l'ordonnance du patient ?

Oui, vous pouvez facturer sans avoir ajouté l'ordonnance au traitement

En réalité, vous pouvez même télétransmettre les séances facturées sans ordonnance.
Par contre, vous disposez d'un délai de 30 jours ⏳ pour envoyer à la caisse l'ordonnance manquante au format SCOR.

• Ajouter l'ordonnance avant de télétransmettre, voir ici
• Ajouter l'ordonnance après avoir télétransmis, voir la gestion des SCOR, ici

👉 Comment facturer 2 ordonnances en même temps ?

En règle générale, vous devez créer autant de traitements que d'ordonnances.
Sachant que les actes sont facturés par traitement, il est donc impossible de facturer plusieurs ordonnances en même temps.

👉 Comment voir toutes les séances que je dois facturer.

1. Depuis la vue 360 cabinet, cliquer sur l’indicateur A facturer
2. Activer le curseur pour Afficher tous les traitements à facturer. 
   ⚠ Curseur inactif = uniquement les traitements dont le rythme de facturation est atteint.
3. En début de ligne, cliquer sur Facturer pour accéder directement à la facturation. 
4. Facturer les actes.

👉 Comment paramétrer des alertes de facturation ?

Le rythme de facturation permet de suivre les traitements à facturer depuis les alertes du Parcours Patient et depuis l'indicateur A facturer.

Paramétrer l'alerte de facturation pour tous les traitements

1. Depuis la page d'accueil à gauche, cliquer sur Options ⚙
2. Dans la rubrique NOTIFICATIONS, activer choisir un rythme.
3. Renseigner le nombre de séances.

Dès que le rythme de facturation est choisi, il se renseigne par défaut sur les nouveaux traitements.

Paramétrer l'alerte de facturation pour un traitement, au cas par cas

1. Depuis la Liste des traitements, cliquer sur la flèche du traitement,
2. Rester sur l'onglet DETAILS, descendre jusqu'à NOTIFICATIONS.
3. Désactiver ou Activer Choisir un rythme de facturation pour ce traitement :
   • Désactiver : aucune notification, sauf si séance à facturer sur un traitement terminé.
   • Activer : une notification sera envoyée après X séances à facturer. Saisir X le nombre de séances.

👉 Comment changer la date de la facture ?

Pour changer la date de facturation, aller sur l'onglet Facturation du traitement, la date est modifiable uniquement dans le passé

👉 Erreur : Renseigner la pièce justificative AMO.

Le message Renseigner la pièce justificative AMO signifie que le champ Origine des droits de la Fiche Patient n'est pas saisi.
Le champ Origine des droits est obligatoire pour facturer.
Il n'a aucun lien avec le mode de facturation choisi.

1. Fermer la fenêtre de facturation avec le message Renseigner la pièce justificative AMO.
2. Aller sur la fiche patient
3. En dessous de DETAILS SECURITE SOCIALE, sélectionner l'Origine des Droits
4. Retourner sur la facturation

👉 Erreur : Les données AMO ne sont pas renseignées.

Le message Les données AMO ne sont pas renseignées signifie que le champ Caisse de la Fiche Patient n'est pas saisi.
Le champ Caisse est obligatoire pour facturer.

1. Fermer la fenêtre de facturation avec le message Renseigner la pièce justificative AMO.
2. Depuis le dossier patient, cliquer sur la flèche ➡ à droite du personnage pour ouvrir la fiche patient
3. Depuis la fiche patient, en dessous de DETAILS SECURITE SOCIALE, sélectionner la Caisse
4. Retourner sur la facturation

👉 Erreur : Sesam Vitale n°49979.

Le problème vient de l'indicateur de traitement.

1. Depuis le dossier patient, cliquer sur la flèche ➡ à droite du personnage pour ouvrir la fiche patient
2. Depuis la fiche patient, aller sur la partie mutuelle :
3. Sélectionner l'indicateur de traitement noté sur la carte mutuelle.
4. Si les infos ne sont pas disponibles, contacter la mutuelle.

👉 Erreur : Valeur du champ 'indicateur Traitement' invalide (nœud AMC).

Le problème vient de l'indicateur de traitement.

1. Depuis la fiche patient, aller sans la partie mutuelle
2. Cliquer sur la liste déroulante Indicateur de traitement :
   • si l'indicateur est sur l'attestation : le sélectionner dans la liste déroulante
   • si l'indicateur n'est pas sur l'attestation : sélectionner 33-DRE possible.. 

#Maiia Gestion Kiné