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▶ Créer un patient

Avec Vitale

Créer un patient avec carte Vitale
minia_patient_acCV.png

Vidéo durée ⏱ 45 sec

Description :
  ▪  Lecteur de carte + CPS
  ▪  Création Patient assuré avec vitale
  ▪  Ajout coordonnées
  1. Demander la carte Vitale au patient et l'insérer dans le lecteur de carte.
    🚸 Patient mineur ; moins de 18 ans : lire la carte vitale du parent assuré. Même si le jeune reçoit une carte vitale à ses 16 ans, il reste un bénéficiaire, rattaché à un parent assuré.
  2. Depuis Gestion Kiné, cliquer sur Carte vitale, en haut à droite
  3. Sélectionner le patient.
    🚸 Patient mineur ; moins de 18 ans : un message "Informations de l'assuré 🚫 Aucun assuré trouvé"  apparait lorsque le nom de l'assuré (le parent) manque. Vous devez saisir le nom et le prénom de l'assuré comme demandé.
  4. Compléter les coordonnées utilisées par le cabinet : tel, mail.
  5. Utiliser cette phase de création pour compléter la mutuelle.
Créer un patient avec application carte Vitale
  • L'application carte Vitale permet les mêmes actions que la carte Vitale.
  • Elle contient les mêmes données que la carte Vitale, avec l'INS en plus 👍 .
  • C'est une alternative à la carte Vitale, qui continue d’exister.
  • Plus d'infos le site officiel, ici.       
 

◻ Paramétrer le lecteur, voir cet article.
 

◻ Paramétrer Gestion Kiné :
        1. Depuis le menu latéral de gauche, cliquez sur Options ⚙️
        2. Dans APPLICATION CARTE VITALE, activer le Sans contact NFC, le QRcode ou les deux 😉

  1. Depuis la Vue 360 cabinet, cliquer à droite de Carte Vitale sur l'icône Téléphone 📳
  2. En fonction de votre lecteur :
    • Lecteur QRcode :
      1. Demander au patient de sélectionner QR code sur l'appli Carte Vitale du smartphone
      2. Scanner le QR code avec le lecteur (ou douchette)
    • Lecteur NFC : 
      1. Demander au patient de sélectionner Sans Contact sur l'appli Carte vitale du smartphone.
      2. Poser le smartphone sur le lecteur
  3. Sélectionner le patient.
    🚸 Patient enfant ; un mineur : le message "Informations de l'assuré 🚫 Aucun assuré trouvé"  apparait lorsque le nom de l'assuré (le parent) manque. Vous devez saisir le nom et le prénom de l'assuré comme demandé.
  4. Compléter les coordonnées utilisées par le cabinet : tel, mail.
  5. Utiliser cette phase de création pour compléter la mutuelle.

🚨 NFC déconseillé sur iPhone (voir la FAQ ci dessous)

Facturer avec l'appli Carte Vitale :
  • Le mode de facturation est directement positionné sur Facturation Appli carte vitale.
  • C'est équivalent au mode sécurisé avec la carte vitale physique.

🚩 Le message Relire Appli Carte Vitale apparait si la facture n'est pas validée dans les 20 minutes qui suivent la lecture de l'appli.

 

 

 

Sans Vitale, saisie manuelle

Créer un patient bénéficiaire sans vitale

Les bénéficiaires des soins sont les éventuels ayant-droits présent sur le dossier de l'assuré/ouvrant droit mais non à titre personnel (des enfants par exemple). L'assuré est la personne ouvrant des droits à l'Assurance Maladie.
Un assuré peut ouvrir ses prestations de remboursement de frais de santé à un ou plusieurs bénéficiaires. 

L'ayant droit n'est pas assuré social à titre personnel, mais il bénéficie des prestations de l'assurance maladie d'un assuré social :
  ◾  un enfant mineur est un bénéficiaire, il est assuré par ses parents.
  ◾  un conjoint peut être un bénéficiaire, s'il est assuré par sa conjointe.

Saisir les infos pour créer le patient bénéficiaire
  1. Cliquer en haut sur 🔍 Chercher patient puis sur Ajouter patient +
  2. Sur la fiche patient, à gauche, saisir les champs obligatoires avec astérisque *  
  3. Au centre, sélectionner uniquement la Qualité : Enfant, conjoint…
Rattacher le patient bénéficiaire au contact assuré pour pouvoir facturer
  1. Au dessus, à droite, cliquer sur le Plus ➕ pour créer le contact de l'assuré.
  2. Saisir les 3ères lettres : nom ou prénom du contact.
    • le contact assuré existe, cliquer sur son nom
      1. Sélectionner la qualité du contact : Parent, Conjoint... 
      2. Cocher impérativement la case ☑ Assuré 
      3. Vérifier les infos de l'assuré pour pouvoir facturer :
        • infos SECURITE SOCIALE : n° Sécu, Caisse, Origine des droits 
        • infos MUTUELLE : voir comment la saisir la mutuelle ou la scanner
    • le contact assuré n'existe pas, cliquer sur Ajouter un contact :
      1. Sur le contact, sélectionner la qualité : Parent, Conjoint... et à droite cocher Assuré
      2. Saisir les infos pour créer le contact 
      3. Saisir les infos de facturation de l'assuré :
        • infos SECURITE SOCIALE : n° Sécu, Caisse, Origine des droits 
        • infos MUTUELLE : voir comment la saisir la mutuelle ou la scanner
Créer un patient assuré sans vitale
minia_patient_ssCV.png

Vidéo durée ⏱ 1min

Description :

  • Patient assuré sans vitale
  • Obligatoire pour le patient : Prénom, Nom, Date de naissance, Sexe.
  • Obligatoire pour le TP caisse : N° Sécu sociale, Caisse, Origine des droits.
Saisir les infos pour créer le patient assuré
  1. Cliquer en haut sur 🔍 Chercher patient puis sur Ajouter patient +
  2. Sur la fiche patient, à gauche, saisir les champs obligatoires avec astérisque *
  3. Sous TELEPHONE - MAIL saisir les coordonnées utilisées par le cabinet 
Saisir les infos obligatoires pour facturer le patient
  1. Sous SECURITE SOCIALE, saisir les champs obligatoires (*) pour facturer le patient :
    • le n° de Sécurité sociale et la Qualité
    • la caisse
    • l'origine des droits
  2. Cliquer sur ADRi Acquisition des DRoits pour éviter les rejets de facturation
    💡 Le téléservice ADRi met à jour la fiche patient avec les infos des serveurs de la CPAM
  3. Sous MUTUELLE, saisir les infos avec l'attestation du patient.

En mobilité, à domicile sur l'app Maiia Pro

Créer un patient avec carte Vitale à domicile

Réservé aux praticiens ayant l'offre de Facturation en mobilité

1. Récupérer les infos de la Vitale 

  1. Avoir installé l'app Maiia Pro sur votre smartphone
  2. Sur l'app Maiia Pro, en bas, cliquer sur Patients patient.png
  3. En bas, à droite, cliquer sur l'icône carte Vitale 
  4. Prendre le lecteur fourni avec l'offre Factu Mobilité.
    Si besoin, cliquer sur reconnecter le lecteur ou l'appairer au smartphone.
    Si demandé, saisir le code porteur de la CPS
  5. Insérer la carte Vitale.
  6. Sélectionner le patient dans les bénéficiaires.
       ◾ avec étiquette Nouveau : Création du patient & infos Caisse
       ◾ sans étiquette Nouveau : MàJ du patient & infos Caisse

2. Ajouter les infos absentes de la Vitale

  1. La fiche patient s'ouvre, cliquer sur le nom patient.
  2. Saisir les informations :
    • pour recevoir les notifications : téléphone portable et adresse mail
    • pour localiser le patient lors de la prochaine visite : adresse postale
  3. En bas, cliquer sur Modifier

3. Ajouter la mutuelle

  1. Depuis l'app Maiia Pro, aller sur la fiche patient
  2. Sous le nom du patient, cliquer sur Mutuelle +
    • Scanner le QRcode
      1. L'appareil photo du smartphone s'active
      2. Placer le devant le QR code de l'attestation mutuelle du patient 
      3. Rajouter manuellement les dates de début et de fin 
      4. En bas, Ajouter une mutuelle
    • Saisir manuellement la mutuelle
      1. Dans la recherche 🔍 saisissez le n° AMC 
      2. Sélectionner la mutuelle
      3. Saisir le n° adhérent
      4. En bas, Ajouter une mutuelle
Créer un patient sans carte Vitale à domicile

1. Créer le patient

  1. Avoir installé l'app Maiia Pro sur votre smartphone
  2. Depuis l'app Maiia Pro, en bas, cliquer sur Patients patient.png
  3. En haut à droite de Mes Patients, cliquer sur le Patient+ 
  4. Saisir les informations pour:
    ◾ créer le patient : sexe, prénom, nom et date de naissance 
    ◾ recevoir les notifications : téléphone portable et adresse mail
    ◾ localiser le patient lors de la prochaine visite : adresse postale
  5. Cliquer sur Créer 
  6. La fiche patient s'ouvre, sous nom, cliquez sur Sécurité sociale +
  7. Cliquer sur Ajout manuel des infos 🖊
  8. Sélectionner d'abord la qualité :
    • Le patient est l'assuré :
      1. Saisir le n° sécurité sociale et la caisse
      2. En bas, Valider
    • Le patient est un bénéficiaire
      Bénéficiaire ou ayant droit : Enfant, conjoint, autre ayant droit...
      1. Saisir les infos liées à l'assurée :
        le n° sécurité sociale, prénom, nom, date de naissance, caisse de l'assuré
      2. En bas, Valider.

2. Ajouter la mutuelle

  1. Depuis l'app Maiia Pro, aller sur la fiche patient
  2. Sous le nom du patient, cliquer sur Mutuelle +
    • Scanner le QRcode
      1. L'appareil photo du smartphone s'active
      2. Placer le devant le QR code de l'attestation mutuelle du patient 
      3. Rajouter manuellement les dates de début et de fin 
      4. En bas, cliquer sur Ajouter une mutuelle
    • Saisir manuellement la mutuelle
      1. Dans la recherche 🔍 saisissez le n° AMC 
      2. Sélectionner la mutuelle
      3. Saisir le n° adhérent
      4. En bas, cliquer sur Ajouter une mutuelle

FAQ

je ne trouve pas le bouton enregistrer / valider pour créer le patient ?

L'enregistrement est automatique. Il n'y a pas de bouton Enregistrer.
Un doute ? Recherchez votre patient dans la recherche 🔎 pour vérifier.

Comment trouver les infos et coordonnées d'une caisse ?
  1. Allez sur le site sesam-vitale.fr/web/sesam-vitale/adresses-des-centres-payeurs#/
  2. Recherchez par libellé, code régime ou code caisse pour obtenir les cordonnées.
J'ai un patient en AME, comment le créer ?

AME Aide Médicale d'Etat. C'est une protection santé dédiée aux ressortissants étrangers en situation irrégulière et précaire. Elle s'inscrit dans un dispositif de lutte contre les exclusions.

Ces patients bénéficient d'un Tiers payant 100%

Le patient a l'AME Aide Médicale d'Etat
une Carte vitale non
une carte AME oui
un n°  débute par 7 (homme) ou 8 (femme)
un code caisse  saisir caisse de l'attestation
un n° mutuelle  75500017 
une facturation mode Papier
du Tiers payant  cocher le TP caisse et mutuelle
AME sur la fiche patient :
  1. Saisir les infos notées sur la carte AME :  
    • N° Sécurité sociale : saisir le n° noté sur la carte AME, comme par 7 ou 8 
    • Caisse : saisir la caisse notée sur la carte AME
    • Mutuelle : saisir le n° 75500017
  2. Lancer le téléservice ADRi
AME sur le traitement du patient 
  1. Aller sur l'onglet TRT_Factu icone.png FACTURATION du traitement
  2. Déplier la ligne TP caisse / Aucun TP et cocher Tiers Payant pour la caisse et la mutuelle 
  3. Sélectionner la convention proposée.
    Le taux de prise en charge du TP passe à 100%
    Le Dû Patient est à 0€ lorsque les soins sont pris en charge.
  4. Facture en mode papier

Mon patient a la C2S, comment je saisis ?

C2S ou CSS : Complémentaire Santé Solidaire. (ex : CMU et ACS)

Ces patients bénéficient d'un Tiers Payant 100%

  1. Aller sur la fiche patient,
  2. dans la Mutuelle, saisir le n° AMC  
    • 99999997 si la complémentaire C2S est gérée par la caisse,
    • 88888888 si la complémentaire C2S est gérée par la mutuelle.
  3. Aller sur le traitement, dans l'onglet TRT_Factu icone.png FACTURATION : 
  4. Déplier la ligne TP caisse / mutuelle et cocher le TP caisse et mutuelle
  5. Sélectionner la convention proposée.

Comment je mets un patient en régime local ? 

il s'agit du régime local Alsace-Moselle.

L'Alsace-Moselle bénéficie d’un régime de Sécurité sociale particulier. Les résidents ont des cotisations plus élevées mais aussi un meilleur remboursement de leurs frais de santé.

Le Régime Local Alsace-Moselle assure un complément à la prise en charge par le régime général des frais de santé, dans la limite des tarifs de la sécurité sociale. Pour les honoraires, le taux de remboursement du régime général est de 60%. Celui du régime local est de 30%. Le patient bénéficie d'une prise en charge de 90%.

  1. Allez sur la fiche administrative du patient,
  2. Dans la colonne SECURITE SOCIALE tout en bas, cochez Alsace-Moselle.

Le patient n'a pas de n° de sécurité sociale. Comment faire?
Si vous avez un patient sans n° de sécurité sociale,  vous devez facturer les soins en mode papier en décochant les vérifications réglementaires.
Vous devez faire régler le patient de l'intégralité du montant des soins.
  1. Rechercher le patient, 
  2. Depuis le Dossier Patient, aller sur le traitement
  3. Depuis l'onglet TRT_Factu icone.png FACTURATION du traitement, sélectionner Sans aucune carte (facture papier)
  4. En dessous, désactiver le curseur Vérifications réglementaires
  5. Valider en bas sur OK 
  6. Imprimer la facture et la remettre au patient 
Mon patient est un retraité SNCF. Comment faire ?

Il s'agit d'un statut particulier, qui ouvre à un taux de prise en charge de 75% dans le cas où :

  • le patient est un retraité, ancien salarié au statut SNCF.
  • et le patient est affilié à une caisse SNCF.
  1. Allez sur la Fiche administrative du patient,
  2. Dans la colonne SECURITE SOCIALE vérifiez :
    1. la caisse est une caisse SNCF
    2. le code de gestion est 04
  3. En bas, cochez Patient retraité.

Mon patient est en HAD. Comment le saisir ?

Une HAD Hospitalisation A Domicile est une modalité de soins permettant au patient de bénéficier de soins  coordonnés à domicile, semblables à ceux qu'il pourrait recevoir dans un établissement hospitalier.

Pour créer un patient en HAD, en EPHAD, SSIAD, vous devez le rattacher à une structure :

  1. Créer une structure :
    1. Depuis le menu latéral de gauche, cliquez sur Options ⚙️
    2. Sélectionnez STRUCTURES puis cliquez sur Créer une structure.
    3. Saisissez les informations et validez.
  2. Lier la structure au patient :
    1. Depuis le Dossier patient, cliquez sur la flèche → pour ouvrir la fiche patient.
    2. Tout en bas de la fiche patient, cliquez sur Ajouter une structure à facturer.
    3. Sélectionnez la structure à associer au patient.

Pour facturer une HAD, voir ici. Vous devrez choisir l'établissement et le mode papier pour facturer la l'établissement (ou la structure) concerné.

Comment me procurer un appareil pour lire l'application carte Vitale ?

Cegedim Santé vous propose de nombreux lecteurs pour répondre à vos besoins.
Les avantages de vous équiper avec un équipement fourni par Cegedim Santé.

  • être certain d'avoir un appareil compatible
  • être accompagné par une équipe qui comprend vos besoins
  • faire le point face à toutes ces nouveautés

On en parle ? Remplissez ce formulaire 👉 https://www.cegedim-sante.com/contacter-cegedim-sante

Quels sont les prérequis techniques pour lire l'Appli carte Vitale ?
  • La version du logiciel de lecteur de cartes SV doit être en v.3.28 minimum.
  • le smartphone du patient doit être en v.7 minimum pour Android et V.12 pour IOS.
  • Le patient doit avoir installé l'appli carte Vitale sur son smartphone 
  • Le lecteur du praticien doit permette de lire les QR Code et/ou le NFC

La lecture NFC est déconseillée lorsque le patient a l'appli carte Vitale sur iPhone. La technologie NFC ne peut être utilisée qu’avec le mode NFC de l’appli Carte Vitale, lui-même disponible uniquement pour Android (et pas pour iPhone)

#Maiia Gestion Kiné

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