Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs des versions payantes.
L'agenda Maiia Pro vous permet de mettre rapidement vos patients en liste d'attente et d'interagir avec eux.
Chaque patient placé en liste d'attente sera averti par mail et par une notification sur son téléphone mobile (Push) si un rendez-vous se libère plus tôt. Le patient pourra alors avancer son rendez-vous si le créneau proposé lui convient.
L'objectif principal est de vous permettre de gagner du temps en évitant de rappeler le patient en attente, de gérer efficacement vos annulations de rendez-vous, de réduire les temps d'attente de vos patients et d'augmenter leur satisfaction.
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Avant de commencer
Voici les éléments à connaitre avant d'utiliser la liste d'attente :
1. Pour bénéficier de la fonctionnalité, vous devez souscrire à l'offre payante de Maiia agenda
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- Cliquez sur le bouton "Etre contacté par notre équipe" si vous voyez cet écran apparaitre :
2. Le motif de consultation choisi lors de la prise de rendez-vous doit être visible en ligne
3. Le rendez-vous initial posé doit être à plus de 3 jours par rapport à la date du jour
4. Le patient ne doit pas être bloqué
5. Si vous êtes dans la prise de rendez-vous assistée, la prise de RDV en série ou en récurrence ne doit pas être activée pour pouvoir mettre un patient en liste d'attente
6. Pour être placé en liste d'attente, le patient doit obligatoirement avoir un mail de renseigné dans sa fiche patient. Cela lui permettra d'activer son compte Maiia patient et d'être averti si un rendez-vous se libère plus tôt
7. Lorsqu'un rendez-vous est annulé dans votre agenda, les patients en liste d'attente recevront un mail, et une notification sur leurs téléphone mobile (Push), annonçant la libération d'un créneau de rendez-vous, une heure après l'annulation. Ils pourront alors décider d'avancer leur rendez-vous.
Comment mettre un patient en liste d'attente
1. Dans la fenêtre de prise de rendez-vous, cocher la case "Patient en liste d'attente"
- Si le patient a déjà un compte Maiia, il sera alors alerté si un rendez-vous se libère plus tôt.
- Si le patient n'a pas de compte Maiia, il sera alors invité à créer son compte. Une fois son compte créé, le patient pourra être alerté en cas d'annulation de rendez-vous.
2. Valider la pose du rendez-vous
Consulter les patients présents en liste d'attente
1. Pour consulter la liste des patients en liste d'attente, cliquer sur le menu
2. Cliquer sur "Patients"
3. Cliquer ensuite sur l'onglet "Liste d'attente"
4. La liste d'attente apparait
Elle présente les patients que vous avez mis en liste d'attente et également les patients qui se sont mis eux-mêmes en attente depuis le site patient www.maiia.com, le temps d'attente, la date du rendez-vous initialement posé, le motif de consultation, le praticien et le commentaire sur le rendez-vous.
- Un filtre vous permet de choisir de visualiser les mises en liste d'attente activées par le professionnel ou par le patient lui-même
- Les actions possibles sur le patient mis en liste d'attente sont :
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ce bouton vous permet de modifier le rendez-vous du patient pour l'avancer en cas d'annulation de rendez-vous par un autre patient
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ce bouton vous permet de sortir le patient de la liste d'attente si besoin
- Vous aurez alors la possibilité de conserver le rendez-vous initialement posé
- ou de supprimer le rendez-vous initialement posé
- A noter qu'il n'est pas possible de supprimer un patient de la liste d'attente quand ce dernier s'est mis lui-même en liste d'attente depuis le site patient www.maiia.com
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Déplacer un rendez-vous d'un patient en liste d'attente
1. Dans la fenêtre "Liste d'attente", cliquer sur le bouton pour déplacer le rendez-vous du patient.
2. S'ouvre alors la fenêtre de prise de rendez-vous assistée qui permet de choisir un autre créneau pour le patient
Sortir un patient de la liste d'attente
1. Dans la fenêtre "Liste d'attente", cliquer sur le bouton pour sortir le patient de la liste d'attente
2. Cette fenêtre apparait
3. Cliquer sur "Confirmer" pour sortir le patient de la liste d'attente
3.1. Si le rendez-vous initialement posé pour le patient ne doit pas être maintenu, cocher la case
3.2. La fenêtre d'annulation de rendez-vous apparait alors
3.3. Choisir si le patient ou le praticien sont à l'origine de la demande d'annulation du rendez-vous et si le rendez-vous peut être définitivement supprimé de l'agenda.
3.4. Puis cliquer sur "Annuler le RDV"
Pour en savoir plus sur l'annulation de rendez-vous, consulter l'article : Annuler un ou plusieurs rendez-vous
En cas d'annulation de rendez-vous pour un autre patient, comment sont avertis les patients en liste d'attente ?
1. Une heure après une annulation de rendez-vous dans l'agenda du praticien, les patients en attente recevront un mail et une notification sur leur téléphone mobile (Push) pour les informer d'une nouvelle disponibilité.
Les 5 premiers patients qui attendent depuis le plus longtemps seront avertis en premier.
Si aucun des 5 patients ne prend le rendez-vous libéré, les 5 prochains patients de la liste d'attente seront alors sollicités et la boucle se répète en fonction du nombre de patients en liste d'attente et tant que le rendez-vous est encore disponible.
Que devez-vous savoir d'autre concernant la fonctionnalité salle d'attente ?
1. Il n'y pas de limitation du nombre de patients placés en liste d'attente.
2. En cas de modification du paramétrage d'un motif (Visibilité en ligne et mode de consultation), un message averti du retrait des patients de la liste d'attente.
Vidéo de formation