Les stades de facturation
Facturer des séances
Depuis la page d'accueil, aller sur l'indicateur A facturer.
Pour afficher toutes les séances à facturer, activer le curseur Afficher tous les traitements à facturer.
L'affichage par défaut se base sur le rythme de facturation.
L'indicateur A facturer permet de facturer les séances qui n'ont pas encore été facturés.
L'indicateur A facturer permet de voir le montant total des séances à facturer.
💬 Une séance doit être marquée pour être facturée. .
ℹ️ Vérifier le marquage des séances, ici : maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/440287864091
ℹ️ Facturer des séances, ici : maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/4404385112210
Voir le détail des séances à facturer
- Depuis la page d'accueil, cliquer tout en bas sur l'indicateur Contrat & rétrocession
- En haut à droite, cliquer sur Rétrocession Libre
- Dans Séances réalisées par sélectionner le praticien propriétaire de l'acte.
- Dans Rétrocéder sur les actes, sélectionner Effectués
- Sélectionner la période : dates de début et de fin.
- Cliquer sur Calculer
- Cliquer à droite sur Télécharger justificatif, sélectionner Export CSV.
- Ouvrir le fichier téléchargé.
- Depuis le fichier, filtrer sur la colonne n° facture pour ne prendre que les lignes vides, sans n° facture.
Vous avez la liste des patients et des traitements avec des actes non facturés.
Depuis la page d'accueil, aller sur l'indicateur Montant facturé.
La Liste des factures s'affiche.
Ces factures peuvent avoir été télétransmises ou pas, encaissées ou pas.
La Liste des factures permet d'exporter des factures, de supprimer des factures, d'imprimer des factures, d'imprimer des justificatifs, de visualiser le détail d'une facture.
💬 Facture : résulte de la facturation des séances d'un traitement
ℹ️ Exporter, supprimer, imprimer des factures, ici : maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/4402878709522
Depuis la page d'accueil, aller sur l'indicateur Dus Patients, Dus caisses, mutuelles, structures...
▫️Le Dû Patients permet d'afficher les montants dus par les patients regroupés par patient.
▫️Le Dû Caisses permet d'afficher les montants dus par les caisses regroupés par caisse.
▫️...
Vous devez encaisser manuellement les montants sauf les montants télétransmis en TP.
Les montants télétransmis sont réglés par les retours de télétransmission.
💬 Dû : montant facturé en attente de règlement
ℹ️ Gérer les dus, ici : maiia.zendesk.com/hc/fr/sections/4402870323090
Sur Gestion Kiné
Retrouver sur les factures totalement réglées :
- Depuis l'accueil de Gestion Kiné, cliquer sur l'indicateur Contrat & Rétrocession
- Sélectionner le praticien, les actes totalement réglés et la période concernée
- en dessous, cliquer sur Calculer
- à droite, Télécharger l'Export CSV
- Cliquer sur le fichier téléchargé.
Vous retrouvez les actes totalement réglés avec la date de la séance, le nom du patient, le n° de la facture, la date de la facture, la cotation, la date du dernier règlement de la facture, le montant de l'acte, le montant total reglé
Sur Maiia Compta
Chaque paiement reçu dans Gestion Kiné génère une écriture dans Maiia Compta.
💬paiement : issu d'un encaissement manuel ou d'un retour de télétransmission
ℹ️ Consulter vos paiements (recettes), ici maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/33644783909906
Les modes de facturation
Le suivi des factures dépend du mode de facturation
Caractéristique d'une facture en mode papier
- La facture est validée sans CPS ni Vitale.
- La facture doit être envoyé par courrier et non par télétransmission.
- Toutes les parts assuré, caisse, mutuelle doivent être suivies et encaissées manuellement
Suivre et Encaisser une facture papier :
- Depuis le Patient
- Depuis le dossier patient, cliquer sur la flèche ➡ à droite de Factures et paiements,
- Depuis l'onglet Gestions des dus, cliquer sur le chevron > à gauche de l'assuré, de la caisse, ou de la mutuelle
- Cocher la facture puis choisir le mode de règlement et Encaisser
La part encaissée disparait de l'onglet Gestions des dus et apparait dans l'onglet Liste des paiements.
- Depuis l'indicateur Dus
- Depuis la page d'accueil, cliquer sur l'un des indicateur Dus Caisse, Patient, Mutuelle
- Cliquer sur le chevron > à gauche de l'assuré, de la caisse, ou de la mutuelle
- Cocher la facture puis choisir le mode de règlement et Encaisser
La part encaissée disparait de l'indicateur Dus,
- Mode Dégradé : facture validée avec CPS et sans Vitale.
- Mode Sécurisé : facture validée avec CPS et avec Vitale.
Caractéristique COMMUNE d'une facture en mode sécurisée ou dégradée
- La CPS doit être insérée dans le lecteur
- La facture s'envoie par télétransmission.
- La part assuré doit être suivi et encaissé manuellement.
- Les parts Caisse et Mutuelle sont gérées automatiquement
Suivre le TP caisse et mutuelle d'une facture télétransmise
Les parts facturées en Tiers Payant (TP) sont gérées par les retours de télétransmission,
Les retours Noémie passent les factures de l'état En cours à l'état Payé ou Rejeté
- Depuis l'indicateur télétransmission, lancer une Télétransmission
- Cliquer en bas sur Gestion des retours, puis sur Suivi des paiements
- Cliquer sur l'onglet souhaité :
- onglet Liste des factures en TP : pour un aperçu par facture
- onglet Liste des virements : pour un aperçu du TP par caisse ou mutuelle
Suivre et Encaisser la part Assuré d'une facture télétransmise
- Depuis le patient :
- Cliquer sur la flèche ➡ à droite de Factures et paiements,
- Depuis l'onglet Gestions des dus, cliquer sur le chevron > à gauche de l'assuré
- Cocher la facture puis choisir le mode de règlement et Encaisser
La part encaissée disparait de l'onglet Gestions des dus et apparait dans l'onglet Liste des paiements.
- Depuis la page d'accueil :
- Cliquer sur l'indicateur Dus patients
- Cliquer sur le chevron > à gauche de l'assuré
- Cocher la facture, choisir le mode de règlement et Encaisser
La part encaissée disparait de l'indicateur Dus patients.
Caractéristique d'une facture désynchronisée
- Facture réalisée avec une autre CPS pas celle du praticien qui a réalisé les séances.
- Une facture en mode désynchronisée 🔓 cadenas ouvert doit être synchronisée
Synchroniser et télétransmettre une facture désynchronisé :
- Se connecter avec la CPS du praticien qui a réalisé les séances.
- Depuis la page d'accueil, cliquer sur l'indicateur Télétransmission
- Cliquer en bas à droite sur Télétransmission.
La facture est synchronisé, sécurisée avec la bonne CPS.
La facture apparait en sécurisée ou en dégradé dans la liste des factures
Caractéristique d'une facture en mode TLA :
- Facture validée ou à valider en mode visite TLA sur Gestion Kiné avec CPS.
- Une facture en mode TLA
doit être finalisée
Finaliser la validation et télétransmettre une facture TLA
- Charger la facture sur le TLA.
- Signer (sécuriser) la facture à domicile avec Vitale et TLA
- Décharger sur Gestion Kiné
- Télétransmettre
La facture apparait en sécurisée dans la liste des factures
ℹ️ Facturer avec un TLA, ici : maiia.zendesk.com/hc/fr/articles/4409128771090-TLA
FAQ
Le choix du mode de facturation (facturer en dégradé, en papier.. ) se fait depuis le traitement.
- Rechercher le patient et aller sur le traitement concerné
- Depuis le traitement, cliquer sur l'onglet
FACTURATION
- Au centre, sous le nom du praticien, cliquer sur le menu déroulant avec CPS mode xxx
- Sélectionner mode dégradé
- Depuis Montant facturé, cliquez tout à droite sur la loupe 🔍 face à la facture.
- Dans Caractéristiques : les n° lot et Date transmission s'affichent quand la facture est télétransmise.
🔔 Facture en mode papier : Aucune date de télétransmission sur une facture papier car l'envoi se fait par courrier sans télétransmission.
Situation :
▪ Une facture préparée en mode mobile App Maiia doit être signée (sécurisée) avec la carte vitale dans le lecteur, appairé à l'app Maiia Pro.
▪ Tant que la facture n'est pas signée, la facture reste sans icône.
Actions :
1. Signer la facture avec l'app Maiia Pro pour que la facture passe en mode sécurisé .
2. Suivre facture et paiement avec le Mode sécurisé.
Si l'indicateur A facturer vous affiche des traitements ou des séances que vous ne souhaitez pas facturer, vous avez plusieurs possibilités :
Les séances sont bien à facturer :
vous pouvez changez le rythme de facturation, par exemple au lieu d'avoir un rythme de facturation toutes les 3 séances, pour vous pouvez le passer à 5 ou 10 sur les traitements de votre choix ou sur tous les traitements.
- Allez sur l'onglet DETAILS
du traitement concerné,
- Descendez tout en bas pour activer le rythme de facturation ou le modifier
Les séances ne sont pas à facturer :
- Allez sur l'onglet SEANCES
du traitement.
- A gauche, sur le calendrier, se placer sur le Mois puis sur le Jour concerné,
- A droite, cliquer sur le signe moins − pour démarquer (retirer) la séance.
Situation :
▪ Vous avez cliqué sur la flèche dans Factures et paiements.
▪ Vous avez coché une facture dans l'onglet Liste des paiements.
▪ La Quittance est grisé lorsque le règlement par un Tiers autre que le patient. Seul un paiement patient permet d'accéder à la Quittance.
Pour imprimer la quittance
1. Allez sur la Page d'accueil et cliquer sur l'indicateur Montant Facturé,
2. Recherchez la facture et cochez la case en début de ligne,
3. Au dessus, cliquez sur l'icone PDF, puis sélectionner Quittance dans le menu déroulant.
La quittance d'ouvre dans un nouvel onglet.
4. Sur la quittance, cliquez en haut à droite sur Télécharger et/ou Imprimer.
oui, c'est possible. Pour synchroniser des factures désynchro sans télétransmettre, vous devez :
- Vous connecter avec la CPS du praticien qui a réalisé les séances de la facture désynchro
- Cliquer sur l'indicateur Montant facturé
- Cocher les factures 🔓 désynchronisées
- En haut, cliquer sur l'icône 🔄 pour lancer la synchronisation.
#Maiia Gestion Kiné